Artikel 217 tot en met 220 van het decreet lokale besturen de dato 22 december 2017;
De gemeenten staan in voor de organisatiebeheersing van hun activiteiten;
Het organisatiebeheersingssyteem is het geheel is van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt;
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam;
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en van het OCMW wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en –procedures en de aanwijzing van personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn;
De Vlaamse overheid heeft de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen ontwikkeld, een instrument dat organisatiebeheersing concreet maakt. Het is een uitgebreide gids met doelstellingen rond organisatiebeheersing, risico’s en beheersmaatregelen die ondersteuning kan bieden om een systeem van organisatiebeheersing uit te bouwen;
Het besluit van de raad van 28 juni 2021 houdende de goedkeuring van het kader organisatiebeheersingssysteem;
Het rapport van de algemeen directeur met betrekking tot organisatiebeheersing:
uitvoering beheersmaatregelen nav zelfevaluatie op basis van de leidraad organisatiebeheersing (zie bijlage)
Het managementteam in samenspraak met het bestuur heeft toch een aantal nieuwe stappen gezet om meer greep te krijgen op de organisatie en de doelstellingenrealisatie: volledig herwerken van de doelstellingenboom, opname in het meerjarenplan van beheersmaatregelen organisatiebeheersing, dienstoverschrijdende opvolging subsidiedossiers, plannen om de decretaal verplichte halfjaarlijkse schriftelijke rapportering over de doelstellingenrealisatie aan de raad uit te breiden met een driemaandelijkse mondelinge tussentijdse rapportering naar het college / vast bureau, aanwerving van een stafmedewerker beleidsondersteuning voor opvolging meerjarenplan, subsidies, patrimonium, …
thema-audit over opvolging meerjarenplan en bijhorende acties (zie bijlage)
De thema-audit focust op de formele opvolging van het meerjarenplan en niet op het inhoudelijke beleid zelf of de daadwerkelijke uitvoering van meerjarenplan, gemeentelijk ruimtelijk structuurplan, mobiliteitsplan, klimaatactieplan, …
De thema-audit over het meerjarenplan heeft deze nieuwe manier van werken spijtig genoeg doorkruist, waardoor deze nieuwe manier van werken dan ook niet volledig tot zijn recht is kunnen komen. De thema-audit heeft hier weliswaar enigszins rekening mee gehouden, doch heeft zich voornamelijk op de bestaande toestand op het moment van audit moeten baseren. In tegenstelling tot de score ‘ad hoc’ zijn we dan ook van mening dat er wel tal van goede voorbeelden van procedures binnen onze organisatie aanwezig zijn: denken we bijv. aan de opvolging van de beheersmaatregelen die uit de zelfevaluatie 2019 zijn voortgevloeid (zie bijlage), aan plaatsing overheidsopdrachten via 3P, procedure bestelbons, facturencontrole, tijdsregistratie, dienstgerelateerde softwarepakketten, controle dossiers schuldbemiddeling, verslag audit POD MI dd. september 2020 over de processen binnen de sociale dienst, …
Uiteraard is dit een proces dat nooit af is en zoeken wij telkens opnieuw naar methoden om onze werking kritisch te evalueren, de door derden aangereikte signalen op te pikken en onze organisatie eigentijds te maken. Wat er vandaag is rond organisatiebeheersing vormt de basis om jaar na jaar op verder te bouwen. Het rapport van Audit Vlaanderen ervaren wij als redelijk scherp maar zullen we tevens opvatten en benutten als kans om onze werking te verfijnen.
We hebben het kader voor opvolging van de organisatiebeheersing aangescherpt en opnieuw voorgelegd aan de raden. We gaan de stand van zaken van de beheersmaatregelen mbt organisatiebeheersing aan de raden terugkoppelen waarbij zowel de input van de werkgroep zelfevaluatie als deze van de diensthoofden als basis zeker mee doorgenomen wordt. De algemeen directeur zal voor eind juni rapporteren, zowel over wat gebeurd is als over wat nog aangepakt moet worden. Het bestuur kan bijkomende info opvragen. De beheersmaatregelen mbt organisatiebeheersing zullen worden geïncorporeerd in het meerjarenplan zodat ook langs deze weg opvolging, bijsturing en rapportering komt.
De doelstellingenboom met actieplannen en acties werd herschreven. Er werd gestreefd naar een evenwichtig overzicht van alle onderdelen van de opdracht van het lokale bestuur. De mix van meerjarenplanwijziging 2020 met oude doelstellingenboom en meerjarenplanwijziging 2021 met nieuwe doelstellingenboom werkte de duidelijkheid niet in de hand. Ook het feit dat vooral gerapporteerd wordt over het prioritair beleid doet afbreuk aan het evenwichtig overzicht. Alhoewel wij het meerjarenplan als duidelijk ervaren qua taakstelling zullen we bij wijzigingen proberen de acties doelgerichter en scherper te formuleren. We proberen de opvolging en bijsturing van het meerjarenplan nauwgezetter aan te pakken via werkgroep subsidiedossiers, meer tussentijdse rapportering aan bestuur, opvolging door stafmedewerker, …
We bevragen het bestuur over welke data er gerapporteerd moet worden. Op termijn wensen wij het jaarverslag te laten opgaan in de jaarrekening. Er zal ook gestreefd worden naar een evenwichtiger aandeel in de verslaggeving over de verschillende diensten heen. We kunnen uit het jaarverslag indicatoren destilleren die de opvolging van de acties tastbaarder maken. Aan alle acties uit het meerjarenplan zijn verantwoordelijke diensten gekoppeld die instaan voor de uitvoering. Het managementteam en de stafmedewerker zullen hen bijstaan, de ontwikkelingen monitoren en eventueel laten bijsturen.
We kunnen in dialoog treden met andere lokale besturen om ‘good practices’ over te nemen om monitoringsystemen te ontwikkelen. We streven er naar om vooruitgang te boeken om onze organisatie performanter te maken en constructief mee te bouwen aan de toekomst.
Corona
De pandemie COVID-19 heeft niet alleen onze samenleving op de proef gesteld maar ook onze organisatie.
We hebben via de website geprobeerd om de burger zo goed mogelijk te informeren en ook een platform te voorzien om onderling hulp te bieden aan kwetsbaren. Het OCMW heeft pro-actief alle 65 plussers opgebeld, in samenwerking met een groot aantal vrijwilligers en collega's van de gemeente (de Welzijnslijn) . De maatschappelijk werkers hebben ook pro-actief contact gehouden met hun cliënten. Er is herhaaldelijk intergemeentelijk veiligheidsoverleg geweest met de veiligheidsdiensten en het rode kruis.
Het personeel heeft zich zeer flexibel opgesteld. De technische werkloosheid is zeer beperkt kunnen blijven tot voornamelijk het strijkatelier en poetsdienst via dienstencheques. Er werden voldoende ICT-middelen ter beschikking gesteld van het administratief personeel om thuis te werken met inachtname van de continuïteit van de dienstverlening. Veel vergaderingen, ook de raden, of contacten zijn digitaal verlopen. De preventieadviseur heeft ons bijgestaan om het voor zowel personeel als cliënten, burgers of kinderen corona-proof te houden.
De Eerstelijnszone Kempenland heeft met de steun van de stad Turnhout twee vaccinatiecentra uitgebouwd. Verschillende collega's maakten deel uit van een werkgroep rond kwetsbaren, communicatie of mobiliteit.
Heel wat culturele, sportieve of jeugdactiviteiten konden niet doorgaan met minder sociale contacten maar ook minder inkomsten uit zaalverhuur voor de gemeente tot gevolg. Tijdens de lockdown werden ook de betalingen van de concessievergoedingen voor cafetaria sporthal, brasserie gemeenschapscentrum en kolonie opgeschort. Tenslotte zal de toekomstige impact van minder ontvangsten uit de aanvullende personenbelasting zich laten voelen.
De gemeente heeft Vlaamse coronasubsidies aan de culturele en sportieve verenigingen kunnen overmaken en van het saldo zal een WC-wagen worden aangekocht.
Financieel hebben we dank zij de Vlaamse subsidies geen kater overgehouden aan de corona-crisis ondanks extra uitgaven en minder inkomsten.
Opvang vluchtelingen uit Oekraïne
Ook hier komt de veerkracht van onze organisatie onder druk te staan om deze vluchteling zo goed mogelijk te kunnen opvangen.
Oekraïners hebben het statuut van tijdelijk ontheemden: recht op equivalent leefloon, arbeid, medische zorg, kindertoeslag, onderwijs ...
Via de Oversteek werd een inzamelactie gehouden waar veel respons is op gekomen. Ook veel nieuwe goederen werden aangeboden. De gemeente heeft het transport tot Maasmechelen verzorgd van waaruit een transporteur ze naar de Oekraïense grens heeft gebracht. Ook de zusterstad in Polen Grodzisk heeft een oproep gedaan en ook daar heeft de gemeente in samenwerking met het jumelagecomité een volle vrachtwagen op kunnen sturen.
De gemeente heeft een oproep naar gastgezinnen gedaan waarop eveneens een goede respons is gekomen zodat we samen met de 8 plaatsen van het OCMW beschikken over een 70-tal bedden om aan te bieden. Er werd een infomoment georganiseerd voor de gastgezinnen over verwachtingen en verantwoordelijkheden. Daar werd zo goed mogelijk op vragen geantwoord voor zover reeds geweten. Er worden nog ontmoetingsmomenten georganiseerd voor vluchtelingen, gastgezinnen en buddies.
Er zijn reeds 21 vluchtelingen die in Merksplas verblijven.
Het OCMW heeft twee appartementen ingericht en de gemeente zal een sociale woning van de bouwmaatschappij de Noorderkempen die op renovatie wacht verfraaien en inrichten. Het is de bedoeling om de opvang op termijn te verleggen van de gastgezinnen naar de publieke plaatsen. Nu is de instroom van vluchtelingen gestagneerd en is dit enigzins mogelijk. Als de oorlogssituatie in Oekraïne zou verergeren en de toeloop groter wordt kunnen we het zonder privé-opvang niet redden.
energieprijzen
De energieprijzen, vooral de gasprijzen, zijn enorm gestegen. Dit geeft ook aanleiding tot algemene prijsstijgingen en dus ook loonindexeringen.
Het is voornaam om waakzaam en spaarzaam te zijn bij ons energieverbruik. Ons patrimonium kent wel uitbreiding (kolonie, assistentiewoningen, Markdal, ...) We moeten ook zien of onze gebouwen goed geïsoleerd zijn en de technieken goed afgesteld. Er werd een verwarmingsaudit uitgevoerd. Op termijn gaan we meer duurzame toepassingen moeten onderzoeken in het kader van de energietransitie.
personeel
de organisatie kent een groter personeelsverloop deels door pensionering deels door carrièrewending (beleidsmedewerker, omgevingsvergunningenambtenaar, bevolking) of kan bepaalde functies moeilijk ingevuld krijgen (ploegbaas groendienst). Inschakeling van consultbureau in functie van de continuïteit van de dienstverlening of opleiding nieuwe medewerkers kan hier tegen een hoger prijskaartje soelaas bieden. IOK zal een team van omgevingsvergunningenambtenaren (knelpuntberoep over diverse gemeenten) ter beschikking stellen van deelnemende gemeenten om ondersteuning te bieden.
Zelfevaluatieteam
In 2021 is het zelfevaluatieteam bijeengekomen voor een stand van zaken bij de verschillende beheersmaatregelen en een blik op de toekomstige aanpak. In de tweede helft van 2022 zal het zelfevaluatieteam opnieuw met de leidraad en het rapport van de thema-audit aan de slag gaan om de organisatiebeheersing af te toetsen aan de verschillende doelstellingen. De bedoeling zou zijn dat er na een kick-off meeting maandelijks een thema wordt aangepakt. De startvergadering is gepland op 30 juni 2022.
software-pakket 'Pepperflow'
Om te voldoen aan alle maatregelen en wetgeving op het gebied van organisatiebeheersing biedt 'Pepperflow' als software-pakket een krachtige en overzichtelijke tool om processen en doelstellingen maar ook voortgang en verantwoordelijkheden te monitoren. Deze gebruiksvriendelijke software helpt medewerkers nauwer te betrekken bij processen en verlaagt de drempel om projecten en activiteiten bij te werken om grip te krijgen binnen één tool op alle essentiële bedrijfsvoeringsprocessen. Er werd een offerte opgevraagd waaruit blijkt dat er naast een eenmalige implementatiekost van 19.641 euro er ook een jaarlijkse recurrente kost van 21.079 euro (met korting voor eerste jaren) aan vast hangt. Voorlopig bekijken we de alternatieven binnen het BBC-softwarepakket.
ICT-audit
Na een screening van het gemeentelijk informatica-systeem door studenten van Howest hebben we ook ingetekend op een basis ICT-veiligheidsaudit door Deloitte met subsidiëring door Audit Vlaanderen. De conclusie van deze ICT-veiligheidsaudit luidt als volgt:
Tijdens deze ICT-veiligheidsaudit hebben wij 30 kwetsbaarheden geïdentificeerd (9 hoog, 11 midden en 10 laag risico). Deze kwetsbaarheden kunnen leiden tot de overname van systemen, het lekken van gevoelige data en de onbeschikbaarheid van diensten. Wij raden aan de kwetsbaarheden beschreven in dit document op te lossen en vervolgens een hertest uit te voeren om te valideren of de oplossing effectief is.
De focus van deze ICT-veiligheidsaudit is de basis-verdediging tegen een cyberaanval door middel van goed beheer en voorbereiding. Wij raden ook aan na te gaan hoe het lokaal bestuur een cyberaanval kan detecteren en vervolgens het incident kan gaan beheersen en oplossen. Dit zal leiden tot een beter zicht over de weerbaarheid van het lokaal bestuur tegen een cyberaanval.
diverse acties
De raad neemt kennis van de rapportering van de algemeen directeur met betrekking tot de organisatiebeheersing over de periode 2021 - 2022.