Besluit Gemeenteraad

ma 23/05/2022 - 20:00

Vrijetijd. Reglement projectsubsidies. Goedkeuring.

Aanwezig: Frank Wilrycx, Burgemeester-Voorzitter
Kris Govers, Monique Quirynen, Raf Verheyen, Leen Kerremans, Schepenen
Annie Verheyen, Jef Van Accom, Jef Schoofs, Kris Luyckx, Tine Van der Vloet, Evelien Willems, Josée Van Aert, Boris Kersemans, Koen Staes, Nele Daems, Jan Quirijnen, Jan De Bie, Luc Holthof, Ann Wouters, Raadsleden
Dries Couckhuyt, Algemeen directeur

Wetgeving

het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;

Feiten

Binnen de perken van de goedgekeurde kredieten in het jaarlijks budget subsidieert het gemeentebestuur van Merksplas projecten die voldoen aan de voorwaarden en criteria zoals bepaald in dit reglement projectsubsdies;

De doelstelling is verenigingen en organisaties de kans te bieden om projecten uit te voeren die de normale werking overstijgen en om nieuwe projecten op de rails te zetten. Indien het gaat om een terugkerende activiteit is het wel de bedoeling op termijn over te gaan naar een zelfbedruipende werking;

Inhoudelijk is er geen verschil ten opzichte van het vorige reglement projectsubsidies. De procedure van beoordeling werd wat gewijzigd en de voorwaarden werden wat herschikt;

Publieke stemming

Aanwezig: Frank Wilrycx, Kris Govers, Monique Quirynen, Raf Verheyen, Leen Kerremans, Annie Verheyen, Jef Van Accom, Jef Schoofs, Kris Luyckx, Tine Van der Vloet, Evelien Willems, Josée Van Aert, Boris Kersemans, Koen Staes, Nele Daems, Jan Quirijnen, Jan De Bie, Luc Holthof, Ann Wouters, Dries Couckhuyt

Voorstanders: Frank Wilrycx, Kris Govers, Monique Quirynen, Raf Verheyen, Leen Kerremans, Annie Verheyen, Jef Van Accom, Jef Schoofs, Kris Luyckx, Tine Van der Vloet, Evelien Willems, Josée Van Aert, Boris Kersemans, Koen Staes, Nele Daems, Jan Quirijnen, Jan De Bie, Luc Holthof, Ann Wouters

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Besluit

De raad keurt hiernavolgend reglement projectsubsidies goed:

REGLEMENT PROJECTSUBSIDIES VRIJETIJD

Doel

Wie kan de subsidie aanvragen?

De subsidie dient aangevraagd te worden door personen en/ of (erkende) verenigingen of organisaties van Merksplas, hierna genoemd ‘de aanvrager’.

Eenzelfde aanvrager kan slechts betoelaagd worden voor één project per kalenderjaar.

Eenzelfde project kan maximum 3 jaar betoelaagd worden.

Gemeentelijke diensten/adviesraden/werkgroepen kunnen geen gebruik maken van deze subsidie.

Voorwaarden: welke projecten komen in aanmerking?

Het project wordt beoordeeld op basis van ontvankelijkheidsvoorwaarden en beoordelingscriteria.

Het project moet voldoen aan volgende ontvankelijkheidsvoorwaarden om aanspraak te kunnen maken op projectsubsidies:

Het project vindt plaats op het grondgebied van Merksplas.
Het project is publiek toegankelijk. De aanvrager dient een aanvraag publiek evenement in bij het college van burgemeester en schepenen (hierna genoemd “het college”) via www.merksplas.be/evenement.
Het project heeft een tijdelijk karakter, met een duidelijke begin- en einddatum.
Het project is geen commerciële activiteit. D.w.z. dat eventuele winst die voortvloeit uit het project enkel ten goede mag komen aan het project of aan de vereniging/organisatie, nooit aan individuele personen.
De aanvrager sluit verplicht een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en een verzekering tegen brand/ontploffing af.
De activiteit wordt ingevoerd op de UiTdatabank zodat het kan worden bekendgemaakt via de gemeentelijke communicatiekanalen via www.uitinvlaanderen.be.

Ontvankelijke projecten worden verder beoordeeld op volgende beoordelingscriteria.

Hoe sterker het project hierop scoort, hoe groter de kans dat het project weerhouden wordt voor subsidiëring.

de mate waarin het project vernieuwend is;
de mate waarin het project probeert moeilijker bereikbare doelgroepen te betrekken en de principes toepast van het kansenpastarief;
de mate waarin het project samenwerking stimuleert tussen verschillende partijen (verenigingen, organisaties, individuen, …) en disciplines (sport, cultuur, jeugd, …);
de mate waarin het project afwijkt van de reguliere werking;
de mate waarin het project een groot publiek bereikt.

Bedrag van subsidie

Enkel kosten die rechtstreeks verbonden zijn aan het project komen in aanmerking.

De subsidie bedraagt 50% van de bewezen onkosten met een maximum van 2500 euro bij een eerste aanvraag en tot maximum 1500 euro bij een tweede en derde aanvraag. Uitgaven voor drank, voeding, vrijwilligersvergoedingen en kosten eigen aan de reguliere werking worden niet mee in rekening gebracht.

In geval van overmacht (natuurramp, sterfgeval, enz.) kan de subsidie worden opgetrokken tot 100% van de bewezen onkosten met een maximum van 2500 euro bij een eerste aanvraag en tot maximum 1500 euro bij een tweede en derde aanvraag.

Mits grondige motivatie kan de aanvrager aan het college van burgemeester en schepenen vragen om het aangevraagde bedrag geheel of gedeeltelijk te prefinancieren.

Indiening en timing

Elke aanvraag gebeurt digitaal via www.merksplas.be/projectsubsidies. De aanvraag gebeurt ten laatste 4 maanden voor de activiteit plaatsvindt.

Een projectaanvraag omvat een duidelijke projectomschrijving en een begroting.

Beoordeling en beslissing

De projectaanvraag wordt objectief beoordeeld door de gemeentelijke vrijetijdsdienst. Bij twijfel of onenigheid wordt de aanvraag voor advies voorgelegd aan de adviesraden en/of werkgroepen.

Het college neemt de uiteindelijke beslissing en motiveert indien deze afwijkt van het advies.

De beslissing van het college wordt ten laatste 90 kalenderdagen na de indiendatum meegedeeld aan de aanvrager.

De beslissing wordt bovendien ter kennisgeving overgemaakt aan de adviesraden en/of werkgroepen.

Betaling

Maximum 3 maanden na uitvoering van het project bezorgt de aanvrager een volledig financieel verslag (incl. facturen) aan de vrijetijdsdienst.

De uitbetaling van de subsidie gebeurt maximaal 1 maand na ontvangst hiervan.

Verplichte communicatie

Zodra de aanvrager op de hoogte werd gebracht van de goedkeuring van het project, worden alle verdere promotiematerialen voorzien van het gemeentelijke logo in de officiële gemeentelijke huisstijl.

Controle

Het college en de ambtenaren van de vrijetijdsdienst hebben steeds het recht om ter plaatse na te gaan of de verleende subsidie werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend. Ze krijgen hiervoor gratis toegang tot de activiteit.

Niet goedkeuring

In volgende gevallen wordt de subsidie niet of slechts gedeeltelijk uitgekeerd:

de subsidie werd niet aangewend voor het toegekende doel;
de vereiste bewijsstukken werden niet of niet correct verstrekt;
de aanvrager verzet zich tegen de controle.

In geval van prefinanciering moet de aanvrager de subsidie in dit geval geheel of gedeeltelijk terugbetalen binnen de 30 dagen na ontvangst van deze beslissing.

In geval van betwistingen met betrekking tot dit reglement en de gevolgde procedures kunnen de betrokkenen gehoord worden door de ambtenaren van de vrijetijdsdienst en/of het college.

Slotbepaling

Het college heeft steeds het recht om gemotiveerde afwijkingen op dit reglement toe te staan.