Artikel 221 tot en met 224 van het decreet lokale besturen de dato 22 december 2017;
Dit rapport beschrijft de resultaten van de Thema-audit Monitoring Meerjarenplan die Audit Vlaanderen uitvoerde bij lokaal bestuur Merksplas.
Monitoring is het systematisch en continu verzamelen van relevante gegevens om gericht op te volgen of de (beleids)doelstellingen gerealiseerd worden en de dienstverlening goed verloopt. Dit stelt het bestuur in staat om te weten of het op koers zit om de doelstellingen te bereiken en waar nodig bij te sturen.
Uit de organisatie-audits van de afgelopen jaren blijkt dat monitoring één van de belangrijkste structurele verbeterpunten is in de lokale besturen in Vlaanderen. Het Decreet Lokaal Bestuur werd op dit punt aangescherpt. Artikel 263 bepaalt immers: “Er wordt minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd”. In september 2020 maakten de meeste lokale besturen een eerste opvolgingsrapportering op.
| - duidelijk opvolgbare doelstellingen/actieplannen/acties formuleerde; - een degelijke aanpak hanteert voor de opvolging van de voortgang van het meerjarenplan 2020-2025. We evalueren ook de randvoorwaarden bij deze opvolging (afspraken, instrumenten); - degelijke rapporten hanteert die het management en het politieke niveau toelaten om de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025 geïnformeerd bij te sturen. We evalueren hierbij ook hoe de organisatie rapporteert over de impact van COVID-19 op de realisatie van het meerjarenplan. |
Deze audit evalueert of het lokaal bestuur:
| - De doelstellingen/actieplannen/acties zijn onduidelijk, waardoor het moeilijk is om te evalueren in hoeverre deze zijn gerealiseerd. - Heldere afspraken over en degelijke instrumenten voor de ambtelijke en politieke opvolging van en rapportering over de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025 ontbreken, waardoor:
- De dienstverlening en realisatie van de doelstellingen/actieplannen/acties komen in het gedrang, omdat het management en het politieke niveau niet over voldoende informatie en instrumenten beschikken om adequaat te kunnen bijsturen. |
Het auditrapport komt tot de volgende conclusies:
Om tot een effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere werking te komen, moet elk lokaal bestuur bouwen aan de beheersing van de organisatie. Hiervoor werkt het een degelijk kader uit waarin een aantal essentiële zaken zijn vastgelegd. Minstens jaarlijks rapporteert de algemeen directeur over de beheersing van de organisatie aan het politieke niveau.
Het lokaal bestuur Merksplas beschikt op het moment van de audit nog niet over een gestructureerde aanpak voor organisatiebeheersing. De organisatie hanteert sinds 18 februari 2019 een gezamenlijk en door de raden goedgekeurd kader voor organisatiebeheersing. In dit kader is echter niet gedefinieerd met welke frequentie de organisatie wenst stil te staan bij haar werking en wat bij de inhoudelijke rapportering aan de raden toegelicht moet worden (Aanbeveling 1). De organisatie bracht haar belangrijkste verbeterpunten en risico’s in kaart door in 2019 een zelfevaluatie uit te voeren. Een gestructureerde aanpak om met alle verbeterpunten aan de slag te gaan en op te volgen werd nog niet bepaald. Verder bevat de rapportering over organisatiebeheersing richting de raden geen volledig overzicht van de stand van zaken, noch een blik vooruit op de komende periode. Tot slot dient de rapportering jaarlijks te gebeuren voor 30 juni van het daaropvolgende jaar. In 2020 heeft de rapportering laattijdig plaatsgevonden, nl. in september. (Aanbeveling 2).
Lokaal bestuur Merksplas nam op ad-hocbasis beheersmaatregelen om risico’s bij de opvolging en de bijsturing van het meerjarenplan te beperken. Er blijven verschillende (belangrijke) risico’s onvoldoende afgedekt. Audit Vlaanderen kwam tot de volgende conclusies:
- Uit de doelstellingen/actieplannen/acties van het meerjarenplan 2020-2025 blijkt onvoldoende welke gewenste situatie de organisatie nastreeft. Hierdoor bestaat het risico dat de realisatiegraad moeilijk kan worden opgevolgd (Aanbeveling 3).
- De organisatie beschikt te weinig over instrumenten en afspraken om de realisatie van het meerjarenplan in zijn geheel (tussentijds) op te volgen. Voor grote (investerings)projecten worden de kredieten en de status wel op regelmatige basis opgevolgd via een gedeeld rekenblad. Daarnaast zijn er sterke verschillen tussen de diensten over de mate waarin data verzameld en verwerkt worden (Aanbeveling 4). Verder volgt het lokaal bestuur Merksplas via het BBC-boekhoudprogramma het meerjarenplan financieel op naar aanleiding van de wettelijk verplichte rapporteringsmomenten.
- Er werd nog geen oefening gemaakt door de organisatie om na te gaan welke rapporten nodig zijn om een degelijke opvolging en bijsturing van het meerjarenplan te waarborgen door het managementteam en/of het politieke niveau. Dit impliceert het risico dat bijsturingen niet of laattijdig gebeuren en de doelstellingenrealisatie en dienstverlening moeizaam verlopen. Daarnaast bestaat het risico dat de organisatie rapporten opmaakt die niet voldoen aan de vraag of de nood binnen de organisatie (Aanbeveling 4).
- Het lokaal bestuur Merksplas beschikt niet over een algemeen afsprakenkader waarin de rollen en verantwoordelijkheden voor de opvolging van het meerjarenplan bepaald worden (Aanbeveling 5). Op het ogenblik van de audit is de aanpak sterk afhankelijk van personen en minder van systemen. Hierdoor is het niet voor alle diensten duidelijk wat van hen verwacht wordt omtrent hun aandeel in de opvolging van het meerjarenplan.
Audit Vlaanderen
De raad neemt kennis van het rapport van Audit Vlaanderen ivm de thema-audit Monitoring Meerjarenplan.