De voorzitter opent de zitting op 26/06/2023 om 21:45.
De voorzitter vraagt of er opmerkingen zijn bij de notulen van de vorige OCMW-raad.
het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 25 juni 2010;
overeenkomstig artikel 249 §2 van het decreet lokaal bestuur ontving ieder raadslid minstens veertien dagen op voorhand een exemplaar van de rekening – dienstjaar 2022;
deze rekening 2022 bestaat uit een beleidsnota, een financiële nota en een balans;
de rekening 2022 werd toegelicht door de financieel directeur aan de raadsleden;
de toelichting bij de rekening dienstjaar 2022 door de burgemeester-voorzitter;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) legt uit dat het meerjarenplan voor de zes jaar van de legislatuur (2020-2025) werd opgemaakt en we nu halfweg zijn. Een belangrijke tabel in de rekening is tabel J2 op pagina 22, nl de staat van het financieel evenwicht. We zien een positief exploitatiesaldo van 1.145.723 euro. Dit is echter wel minder dan het overschot van 1.848.137 euro in 2021. Dit is het gevolg van een hogere personeelskost (+ 767.260 euro) en hogere energiekost (+ 219.374 euro). Er werd heel wat geïnvesteerd in 2022, nl voor 6.048.891 euro:
wegenis- en rioleringswerken: 2.589.380 euro
kolonie: 1.182.500 euro
assistentiewoningen: 1.422.349 euro
kerk: 190.657 euro
verledding openbare verlichting: 151.161 euro
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) legt uit dat er voor een bedrag van 1.597.393 euro aan subsidies werd uitbetaald. Dit bedrag zal nog oplopen aangezien het saldo pas wordt uitgekeerd als de ganse fase of het ganse project is afgewerkt. In 2022 werd een lening op twintig jaar aangegaan voor een bedrag van 4.000.000 euro. Dit alles ressorteert in een autofinancieringsmarge van 709.724 euro wat een goede indicator is voor de financiële slagkracht van de gemeente;
raadslid Luc Holthof (N-VA) wijst er op dat de personeelskost is gestegen. Van de kleine tien miljoen investeringen die gepland waren zijn er maar voor zijn er maar een zes miljoen uitgevoerd. Het exploitatiesaldo en de autofinancieringsmarge zijn in dalende lijn. Er wordt voor bijna een acht miljoen borg gesteld voor EBEM;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) herhaalt dat de daling van het exploitatiesaldo te wijten is aan de stijgende personeelskost. Alle lokale besturen hebben last van de inflatie. Er werden vijf indexeringen toegepast. Deze indexeringen zullen zich later ook laten voelen in de stijging van de aanvullende personenbelasting. De gemeente is niet van plan om personeel te ontslaan. De gemeente stelt zich zelf borg voor EBEM omdat een bankgarantie niet goedkoop is. De energiekosten waren ook enorm gestegen. EBEM heeft goed standgehouden. Er werden tien miljoen investeringen begroot maar soms ben je afhankelijk van derden voor de voortgang in een dossier zoals voor aanleg fietspad Steenweg op Weelde en Koekhoven waar de grondinnemingen nog lopende zijn;
raadslid Jan De Bie (Groen) wijst er op dat de ontvangsten voor investeringen minder zijn dan geraamd;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat de uitbetaling van het saldo voor de rioleringsdossiers afhankelijk is van de realisatie van de laatste afkoppelingen en voor de kolonie dient de ganse betreffende fase afgewerkt te zijn. Zo krijgen we voor fase 7 met de graanschuur en de hangar slechts de subsidies als ook de quarantainestal is afgewerkt;
raadslid Jan De Bie (Groen) informeert naar de verhoging van de andere operationele kosten en opbrengsten;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) wijdt dit toe aan de huur van de assistentiewoningen en de meeropbrengsten uit de kolonie;
raadslid Luc Holthof (N-VA) vraagt zich af waarom de gemeente de personeelskost nog opdrijft door bepaalde functies op te waarderen en meer mensen aan te zoeken. Er is ook een groot verloop;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat de gemeente de dienstverlening op peil wil houden. Het personeelsverloop op meer dan 150 werknemers is niet abnormaal;
raadslid Jan De Bie (Groen) informeert hoe ver het staat met de grondoverdracht voor de aanleg van het fietspad Steenweg op Weelde;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat de minnelijke verwervingen zijn gebeurd en het onteigeningsdossier nu in openbaar onderzoek ligt om eind oktober de gerechtelijke fase aan te vatten;
raadslid Jan De Bie (Groen) vraagt waarom de budgetten voor tewerkstelling artikel 60 zijn afgebouwd;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) stelt dat het OCMW nochtans altijd voorziet dat twee personen in dit verband kunnen worden tewerkgesteld;
raadslid Jan De Bie (Groen) wijst er op dat de budgetten voor thuiszorg verminderen;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) geeft aan dat de gezinszorg wordt afgebouwd. Het werken met dienstencheques is voor een lokaal bestuur heel verlieslatend. Enkel ouderen worden nog geholpen. Er is geen dienstverlening meer naar tweeverdieners;
raadslid Jan De Bie (Groen) signaleert dat er niet veel wordt uitgegeven aan communicatie voor de activiteiten van de vrijetijdsdiensten en linkt dit aan de geringe opkomst bij bepaalde activiteiten. Misschien moet er meer promotie gemaakt worden;
raadslid Jan De Bie (Groen) stelt dat er veel acties en heel wat investeringen zijn opgenomen voor het klimaatactieplan maar er slechts 20% aan werd uitgegeven;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat de gemeente 2,5 miljoen heeft uitgegeven aan rioleringswerken maar dat dit op andere posten wordt geboekt. Rond de scholen wordt er onthard en er gebeuren aankopen van aanplanting. Er gebeuren heel wat zaken maar die worden alleen elders weggeschreven. De ruiming van de waterlopen is wel gebeurd maar werd misschien pas in 2023 gefactureerd;
raadslid Jan De Bie (Groen) wijst op de gigantische opbrengst van de kinderopvang;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) beaamt dit en wijdt dit aan de subsidies voor corona;
raadslid Jan De Bie (Groen) polst naar de nul ontvangst bij senioren huisvesting terwijl in de meerjarenplanwijziging 354.000 euro voorzien werd;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) verklaart dat dit de BTW-herziening (van 21% naar 12% na erkenning assistentiewoningen) betreft die waarschijnlijk pas in 2023 zal uitgekeerd worden;
art. 1- De rekening dienstjaar 2022 van het OCMW wordt vastgesteld
art. 2- De Doelstellingenrekening 2022 wordt als volgt vastgesteld:
Prioritaire beleidsdoelstelling: 7.:Erfgoed – Kolonie
|
|
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| Exploitatie Uitgave |
16.300,28 |
14.353,00 |
| Ontvangst |
18,20 |
16,00 |
| Saldo |
-16.282,08 |
-14.337,00 |
| Investering Uitgave |
1.374.015,03 |
3.046.938,64 |
| Ontvangst |
1.422.682,03 |
3.725.419,23 |
| Saldo Financiering |
48.667,00 |
678.480,59 |
Prioritaire beleidsdoelstelling: 9.:Wonen
|
|
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| Exploitatie Uitgave |
410.955,66 |
469.653,41 |
| Ontvangst |
623.199,07 |
735.863,87 |
| Saldo |
212.243,41 |
266.210,46 |
| Investering Uitgave |
1.422.349,10 |
2.091.309,27 |
| Ontvangst |
0,00 |
354.308,38 |
| Saldo Financiering |
-1.422.349,10 |
-1.737.000,89 |
Prioritaire beleidsdoelstelling: 12.:Financiën
|
|
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| Exploitatie Uitgave |
184.830,98 |
213.862,00 |
| Ontvangst |
9.632.232,18 |
9.467.521,00 |
| Saldo |
9.447.401,20 |
9.253.659,00 |
| Investering Uitgave |
0,00 |
0,00 |
| Ontvangst |
71.674,03 |
71.674,00 |
| Saldo |
71.674,03 |
71.674,00 |
| Financiering Uitgave |
811.664,65 |
811.667,00 |
| Ontvangst |
4.245.000,00 |
4.245.000,00 |
| Saldo |
3.433.335,35 |
3.433.333,00 |
Niet prioritaire beleidsdoelstellingen
|
|
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| Exploitatie Uitgave |
14.981.086,46 |
15.838.457,40 |
| Ontvangst |
6.483.447,05 |
6.164.542,50 |
| Saldo |
-8.497.639,41 |
-9.673.914,90 |
| Investering Uitgave |
3.252.527,14 |
4.522.042,32 |
| Ontvangst |
103.037,35 |
2.864.823,25 |
| Saldo |
-3.149.489,79 |
-1.657.219,07 |
| Financiering Uitgave |
48.177,07 |
49.792,00 |
| Ontvangst |
151.161,29 |
130.874,00 |
| Saldo |
102.984,22 |
81.082,00 |
Totaal
|
|
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| Exploitatie Uitgave |
15.593.173,38 |
16.536.325,81 |
| Ontvangst |
16.738.896,50 |
16.367.943,37 |
| Saldo |
1.145.723,12 |
-168.382,44 |
| Investering Uitgave |
6.048.891,27 |
9.660.290,23 |
| Ontvangst |
1.597.393,41 |
7.016.224,86 |
| Saldo |
-4.451.497,86 |
-2.644.065,37 |
| Financiering Uitgave |
859.841,72 |
861.459,00 |
| Ontvangst |
4.396.161,29 |
4.375.874,00 |
| Saldo |
3.536.319,57 |
3.514.415,00 |
art. 3- De financiële toestand op 31 december 2022 wordt als volgt vastgesteld:
| Budgettair resultaat |
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| I. Exploitatiesaldo |
1.145.723,12 |
-168.382,44 |
| a. Ontvangsten |
16.738.896,50 |
16.367.943,37 |
| b. Uitgaven |
15.593.173,38 |
16.536.325,81 |
| II. Investeringssaldo |
-4.451.497,86 |
-2.644.065,37 |
| a. Ontvangsten |
1.597.393,41 |
7.016.224,86 |
| b. Uitgaven |
6.048.891,27 |
9.660.290,23 |
| III. Saldo exploitatie en investeringen |
-3.305.774,74 |
-2.812.447,81 |
| IV. Financieringssaldo |
3.536.319,57 |
3.514.415,00 |
| a. Ontvangsten |
4.396.161,29 |
4.375.874,00 |
| b. Uitgaven |
859.841,72 |
861.459,00 |
| V. Budgettair resultaat van het boekjaar |
230.544,83 |
701.967,19 |
| VI. Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar |
3.378.598,07 |
3.378.598,07 |
| VII. Gecumuleerd budgettair resultaat |
3.609.142,90 |
4.080.565,26 |
| IX. Beschikbaar budgettair resultaat |
3.609.142,90 |
4.080.565,26 |
| Autofinancieringsmarge |
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| I. Exploitatiesaldo |
1.145.723,12 |
-168.382,44 |
| II. Netto periodieke aflossingen |
614.841,72 |
616.459,00 |
| a. Periodieke aflossingen conform de verbintenissen |
859.841,72 |
861.459,00 |
| b. Periodieke terugvordering leningen |
245.000,00 |
245.000,00 |
| III. Autofinancieringsmarge |
530.881,40 |
-784.841,44 |
| Gecorrigeerde Autofinancieringsmarge |
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| I. Autofinancieringsmarge |
530.881,40 |
-784.841,44 |
| II. Correctie op de periodieke aflossingen |
142.858,21 |
181.474,33 |
| a. Periodieke aflossingen conform de verbintenissen |
859.841,72 |
861.459,00 |
| b. Gecorrigeerde aflossingen o.b.v. de financiële schulden |
716.983,51 |
679.984,67 |
| III. Gecorrigeerde autofinancieringsmarge |
673.739,61 |
-603.367,11 |
| Geconsolideerd financieel evenwicht |
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| I. Beschikbaar budgettair resultaat - Gemeente en OCMW |
3.609.142,90 |
4.080.565,26 |
| - Autonoom gemeentebedrijf |
0,00 |
578,90 |
| Totaal beschikbaar budgettair resultaat |
3.609.142,90 |
4.081.144,16 |
| II. Autofinancieringsmarge - Gemeente en OCMW |
530.881,40 |
-784.841,44 |
| - Autonoom gemeentebedrijf |
0,00 |
337.634,00 |
| Totale Autofinancieringsmarge |
530.881,40 |
-447.207,44 |
| III. Gecorrigeerde autofinancieringsmarge - Gemeente en OCMW |
673.739,61 |
-603.367,11 |
| - Autonoom gemeentebedrijf |
0,00 |
402.634,00 |
| Totale gecorrigeerde autofinancieringsmarge |
673.739,61 |
-200.733,11 |
art. 4- De balans op 31 december 2022 wordt vastgesteld als volgt:
totaal activa: 93.760.500,50 euro
totaal passiva: 93.760.500,50 euro
art. 5- De staat van opbrengsten en kosten op 31 december 2022 wordt vastgesteld als volgt:
|
|
2022 |
2021 |
| I. Kosten |
17.612.213,34 |
16.260.543,20 |
| A. Operationele kosten |
17.480.374,97 |
16.143.906,79 |
| 1. Goederen en diensten |
3.440.301,30 |
2.906.099,57 |
| 2. Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen |
9.793.271,42 |
9.128.764,66 |
| 3. Afschrijvingen, waardeverminderingen en voorzieningen |
1.869.769,61 |
1.889.379,42 |
| 4. Individuele hulpverlening door O.C.M.W. |
431.887,02 |
372.573,28 |
| 5. Toegestane werkingssubsidies |
1.564.554,94 |
1.628.821,12 |
| 6. Toegestane investeringssubsidies |
149.270,35 |
156.309,93 |
| 8. Andere operationele kosten |
231.320,33 |
61.958,81 |
| B. Financiële kosten |
131.838,37 |
116.636,41 |
| II. Opbrengsten |
17.012.440,06 |
16.389.123,54 |
| A. Operationele opbrengsten |
16.329.820,30 |
15.543.734,30 |
| 1. Opbrengsten uit de werking |
2.023.173,59 |
1.698.073,50 |
| 2. Fiscale opbrengsten en boetes |
5.821.796,32 |
5.674.502,91 |
| 3. Werkingssubsidies |
8.074.903,05 |
7.845.583,95 |
| a. Algemene werkingssubsidies |
4.138.601,19 |
3.814.986,92 |
| b. Specifieke werkingssubsidies |
3.936.301,86 |
4.030.597,03 |
| 4. Recuperatie individuele hulpverlening |
98.427,39 |
103.170,72 |
| 6. Andere operationele opbrengsten |
311.519,95 |
222.403,22 |
| B. Financiële opbrengsten |
682.619,76 |
845.389,24 |
| III. Overschot of tekort van het boekjaar |
-599.773,28 |
128.580,34 |
| A. Operationeel overschot of tekort |
-1.150.554,67 |
-600.172,49 |
| B. Financieel overschot of tekort |
550.781,39 |
728.752,83 |
| IV. Verwerking van het overschot of tekort van het boekjaar |
-599.773,28 |
128.580,34 |
| C. Over te dragen overschot of tekort van het boekjaar |
-599.773,28 |
128.580,34 |
art. 6- Afschrift van dit besluit wordt digitaal overgemaakt aan de Vlaamse Regering onmiddellijk na het vaststellen van de rekening.
het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
het besluit van de raad de dato 27 juni 2022 houdende de vaststelling van de rekening 2022;
voorliggend jaarverslag dat een algemeen overzicht van de toestand van het bestuur en van de informatiegegevens geeft;
dit jaarverslag wil in de eerste plaats voor de beleidsverantwoordelijken zelf van de gemeente en OCMW, zowel verkozenen als leidend personeel, een hulpmiddel zijn om inzicht te verwerven in het slagen en het falen van de gemeentelijke werking in het verleden om er lering uit te trekken voor de toekomst;
de periode waarover dit jaarverslag loopt is namelijk het dienstjaar waarvan de laatste rekening werd opgemaakt, d.w.z. het dienstjaar 2022;
raadslid Jef Schoofs (Groen) is verwonderd dat er slechts vier sportverenigingen een subsidie voor kadervorming hebben aangevraagd;
schepen Kris Govers (Leefbaar) antwoordt dat iedere sportvereniging van deze subsidie kan gebruikmaken;
raadslid Jef Schoofs (Groen) vindt het weinig dat voor de opvoedingswinkel slechts 18 gesprekken hebben plaatsgevonden;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) geeft aan dat de coördinator van het huis van het kind de eerste gesprekken opvolgt en filtert. Er wordt meer intern opgevangen;
raadslid Jef Schoofs (Groen) stelt vast dat de vormingsactiviteit rouwen voor kinderen niet is kunnen doorgaan wegens ziekte begeleidster;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) antwoordt dat dit naar aanleiding van de aanleg voor de koesterweide was voorzien maar er weinig inschrijvingen waren;
raadslid Jef Schoofs (Groen) merkt op dat 8,74% (13,1 VTE) van het personeel langdurig afwezig is. Is er een vergelijking met andere besturen;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat hij beter in besloten zitting kan ingaan op deze vraag;
raadslid Jef Schoofs (Groen) wijst er op dat er geen water zit in de wadi aan de Melkerijstraat;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat in het kader van de watertoets het aanleggen van een wadi een voorwaarde is om een verkavelingsvergunning te krijgen;
raadslid Jef Schoofs (Groen) stelt dat er op lijkt dat er heel wat renovaties zijn gebeurd in het kader van het klimaatactieplan, want elk bezoek van de huisdokter wordt blijkbaar beschouwd als renovatie;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) geeft aan dat er in elk geval 25 bezoeken van de huisdokter zijn gebeurd, onafgezien of ze tot renovaties hebben geleid;
raadslid Jef Schoofs (Groen) wijst op de aankoop van elektrische deelwagens en een eigen elektrische wagen buiten diensturen ter beschikking stellen;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat er via een eigen overheidsopdracht twee elektrische deelwagens werden aangeschaft maar nog geen eigen dienstwagen werd vervangen;
raadslid Jef Schoofs (Groen) wijst er nog eens op dat bij de berekening van het aantal vierkante meter ontharding per inwoner er geen rekening wordt gehouden met het aantal vierkante meter verharding er opnieuw vergund wordt;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat dit de manier is waarop aan de Vlaamse overheid dient gerapporteerd te worden;
raadslid Jef Schoofs (Groen) vraagt of de mindermobielencentrale nog een goede dienstverlening kan verzorgen met een kwart minder chauffeurs;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) geeft aan dat er voldoende bereidwillige chauffeurs zijn die vlot inzetbaar zijn;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) feliciteert tenslotte de communicatieambtenaar en de diensten die hebben bijgedragen tot dit verhelderende jaarverslag dat toegankelijker is dan de jaarrekening;
Kennis te nemen van het jaarverslag dienstjaar 2022 van de gemeente en OCMW.
artikelen 176, 177 en 178 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
de rekening dienstjaar 2022 van de gemeente en OCMW;
voorliggend rapport van de financieel directeur waarin vervat:
- een overzicht van de thesaurietoestand
- de liquiditeitsprognose
- de beheerscontrole
- de evolutie van de budgetten
- het verlenen van het voorafgaandelijk visum inzake controle wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen;
Neemt kennis van het rapport van de financieel directeur bij de jaarrekening 2022 van de gemeente en OCMW.
het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
de statuten van woonmaatschappij De Noorderkempen;
het OCMW neemt deel in de woonmaatschappij De Noorderkempen;
de oproepbrief van de woonmaatschappij De Noorderkempen de dato 22 mei 2023 met de uitnodiging voor de algemene vergadering van 28 juni 2023 met volgende agendapunten
1 Samenstelling van het bureau en van de vergadering
2 Voorstel tot benoeming 2de afgevaardigde van de stad Hoogstraten tot lid van de Raad van Bestuur
3 Varia
het OCMW-raadsbesluit de dato 18 maart 2019 houdende de aanduiding van Nele Daems, Veldenbergstraat 79, 2330 Merksplas (nele.daems3@gmail.com) als vertegenwoordiger voor alle algemene vergaderingen van woonmaatschappij De Noorderkempen gedurende deze legislatuur;
Artikel 1
Goedkeuring te verlenen aan de agendapunten van de algemene vergadering van de woonmaatschappij De Noorderkempen op 28 juni 2023.
Artikel 2
De volmachtdrager wordt gemandateerd om op deze vergadering te handelen en te beslissen conform de besluiten die door de OCMW-raad zijn genomen over de agendapunten van de algemene vergadering om het OCMW te vertegenwoordigen in de algemene vergadering van de woonmaatschappij De Noorderkempen waarvan sprake in artikel 1 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden) te handelen conform artikel 1.
Decreet Lokaal Bestuur dd. 22 december 2017 art. 490;
Besluit van 31 mei 2023 van de Algemene Vergadering welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen tot vaststelling van de rekening 2022;
Jaarlijks stelt de Algemene Vergadering van de welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen in de loop van het eerste semester van het boekjaar, dat volgt op het financiële boekjaar waarop de rekening betrekking heeft, de rekening vast;
Het besluit van de Algemene Vergadering en een afschrift van de jaarrekening van de Welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen wordt na de vaststelling bezorgd aan de Raden voor Maatschappelijk Welzijn van de deelnemende OCMW’s;
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn kan binnen de 50 dagen na de overzending zijn opmerkingen ter kennis brengen van de provinciegouverneur;
Als de toezichthoudende overheid geen besluit heeft verzonden over de goedkeuring van de jaarrekening binnen een termijn van honderdvijftig dagen, wordt ze geacht de jaarrekening goed te keuren. Die termijn gaat in op de dag nadat de gemeente de toezichthoudende overheid op de hoogte gebracht heeft van de bekendmaking van de jaarrekening van de welzijnsvereniging, met toepassing van artikel 286, § 2, en de welzijnsvereniging de digitale rapportering erover aan de Vlaamse Regering heeft bezorgd;
raadslid Tine van der Vloet (N-VA) vraagt of er al zicht is op hoe men de financiën gezonder wil maken: door extra inkomsten, minder uitgaven of een combinatie;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) stelt dat er nog overlegd wordt met de deelnemende gemeenten maar voor onze gemeente wegens het belang van de samenwerking met Welzijnszorg Kempen een budgetverhoging bespreekbaar is;
Art. 1 De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt kennis van de jaarrekening 2022 van de welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen.
Art. 2 De Raad voor Maatschappelijk Welzijn heeft geen opmerkingen en geeft gunstig advies.
Art. 3 Het besluit van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn wordt overgemaakt aan de toezichthoudende overheid.
Artikel 217 tot en met 220 van het decreet lokale besturen de dato 22 december 2017;
De gemeenten staan in voor de organisatiebeheersing van hun activiteiten;
Het organisatiebeheersingssyteem is het geheel is van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft
3° over betrouwbare financiële en beheerrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt;
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam;
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en van het OCMW wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en –procedures en de aanwijzing van personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn;
De Vlaamse overheid heeft de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen ontwikkeld, een instrument dat organisatiebeheersing concreet maakt. Het is een uitgebreide gids met doelstellingen rond organisatiebeheersing, risico’s en beheersmaatregelen die ondersteuning kan bieden om een systeem van organisatiebeheersing uit te bouwen;
Het besluit van de raad van 28 juni 2021 houdende de goedkeuring van het kader organisatiebeheersingssysteem;
Het rapport van de algemeen directeur met betrekking tot organisatiebeheersing:
uitvoering beheersmaatregelen nav vorige zelfevaluatie op basis van de leidraad organisatiebeheersing
Het managementteam in samenspraak met het bestuur heeft toch een aantal stappen gezet om meer greep te krijgen op de organisatie en de doelstellingenrealisatie: volledig herwerken van de doelstellingenboom, opname in het meerjarenplan van beheersmaatregelen organisatiebeheersing, dienstoverschrijdende opvolging subsidiedossiers, plannen om de decretaal verplichte halfjaarlijkse schriftelijke rapportering over de doelstellingenrealisatie aan de raad uit te breiden met een driemaandelijkse mondelinge tussentijdse rapportering naar het college / vast bureau, aanwerving van een stafmedewerker beleidsondersteuning voor opvolging meerjarenplan, subsidies, patrimonium, …
thema-audit over opvolging meerjarenplan en bijhorende acties
We hebben het kader voor opvolging van de organisatiebeheersing aangescherpt en opnieuw voorgelegd aan de raden. We gaan de stand van zaken van de beheersmaatregelen mbt organisatiebeheersing aan de raden terugkoppelen waarbij zowel de input van de werkgroep zelfevaluatie als deze van de diensthoofden als basis zeker mee doorgenomen wordt. De algemeen directeur zal voor eind juni rapporteren, zowel over wat gebeurd is als over wat nog aangepakt moet worden. Het bestuur kan bijkomende info opvragen. De structurele maatregelen mbt organisatiebeheersing zullen worden geïncorporeerd in het meerjarenplan zodat ook langs deze weg opvolging, bijsturing en rapportering komt.
Alhoewel wij het meerjarenplan als duidelijk ervaren qua taakstelling zullen we bij wijzigingen proberen de acties doelgerichter en scherper te formuleren. We proberen de opvolging en bijsturing van het meerjarenplan nauwgezetter aan te pakken via werkgroep subsidiedossiers, meer tussentijdse rapportering aan bestuur, opvolging door stafmedewerker,
We bevragen het bestuur over welke data er gerapporteerd moet worden. Op termijn wensen wij het jaarverslag te laten opgaan in de jaarrekening. Er zal ook gestreefd worden naar een evenwichtiger aandeel in de verslaggeving over de verschillende diensten heen. We kunnen uit het jaarverslag indicatoren destilleren die de opvolging van de acties tastbaarder maken. Aan alle acties uit het meerjarenplan zijn verantwoordelijke diensten gekoppeld die instaan voor de uitvoering. Het managementteam en de stafmedewerker zullen hen bijstaan, de ontwikkelingen monitoren en eventueel laten bijsturen.
Opvang vluchtelingen uit Oekraïne
Oekraïners hebben het statuut van tijdelijk ontheemden: recht op equivalent leefloon, arbeid, medische zorg, kindertoeslag, onderwijs ...
Er verblijven een twintigtal vluchtelingen in Merksplas.
Het OCMW heeft twee appartementen en een sociale woning van de bouwmaatschappij de Noorderkempen die op renovatie wacht ingericht. De meeste Oekraïeners verblijven nu in publieke opvang.
Nu is de instroom van vluchtelingen gestagneerd en is dit enigszins mogelijk. Als de oorlogssituatie in Oekraïne zou verergeren en de toeloop groter wordt kunnen we het zonder privé-opvang niet redden.
energieprijzen
De energieprijzen, vooral de gasprijzen, zijn terug gestabiliseerd op het niveau van voor de crisis.
Het is voornaam om waakzaam en spaarzaam te zijn bij ons energieverbruik. Ons patrimonium kent wel uitbreiding (kolonie, assistentiewoningen, Markdal, ...) We moeten ook zien of onze gebouwen goed geïsoleerd zijn en de technieken goed afgesteld. Er werd een verwarmingsaudit uitgevoerd. Op termijn gaan we meer duurzame toepassingen moeten onderzoeken in het kader van de energietransitie.
personeel
de organisatie kent een groter personeelsverloop deels door pensionering deels door carrièrewending of kan bepaalde functies moeilijk ingevuld krijgen. Inschakeling van een consultbureau in functie van de continuïteit van de dienstverlening of opleiding nieuwe medewerkers kan hier tegen een hoger prijskaartje soelaas bieden. IOK stelt een team van omgevingsvergunningenambtenaren (knelpuntberoep over diverse gemeenten) ter beschikking van deelnemende gemeenten om ondersteuning te bieden.
zelfevaluatieteam
de werkgroep voor zelfevaluatie doorheen gemeente en OCMW is als volgt samengesteld:
- Algemeen directeur
- Adjunct algemeen directeur
- Financieel directeur
- Stafmedewerker beleidsondersteuning
- ICT-verantwoordelijke
- Communicatieambtenaar
- Personeelsdienst
- (administratief) medewerker met veel anciënniteit
- (administratief) medewerker relatief nieuw in organisatie
- Vertegenwoordiging maatschappelijk werk
- Vertegenwoordiging mandatarissen
- ad hoc aangevuld volgens te bespreken thema
In de tweede helft van 2022 is het zelfevaluatieteam opnieuw met de leidraad aan de slag gegaan om de organisatiebeheersing af te toetsen aan de verschillende doelstellingen. De bedoeling zou zijn dat er na een kick-off meeting maandelijks een thema wordt aangepakt. De startvergadering was gepland op 30 juni 2022.
De verschillende thema’s worden overlopen op basis van de leidraad organisatiebeheersing:
1. Doelstellingen, proces- en risicomanagement (DPR)
2. Belanghebbendenmanagement (BHM)
3. Monitoring (MON)
4. Organisatiestructuur (ORG)
5. Personeelsbeleid (HRM)
6. Organisatiecultuur (CUL)
7. Informatie en communicatie (ICO)
8. Financieel management (FIM)
9. Facilitaire middelen (FAM)
10. Informatie- en communicatietechnologie (ICT)
Het zelfevaluatieteam legt een aantal pijnpunten bloot en doet voorstellen om deze tekortkomingen te remediëren, opgedeeld in acties die op korte termijn binnen de drie maanden realiseerbaar zijn, 'quick wins' en structurele maatregelen die geïmplementeerd worden via de beleids- en beheercyclus.
De concluderende vergadering van 22 mei 2023 selecteert uit de ‘quick wins’ en de structurele maatregelen een aantal prioritaire acties waarop we gaan inzetten.
Begin 2024 zal het zelfevaluatieteam opnieuw bijeenkomen om de stand van zaken te bekijken en desgevallend een aantal nieuwe ‘quick wins’ naar voor te schuiven.
BIJLAGEN
ICT-audit
Na een screening van het gemeentelijk informatica-systeem door studenten van Howest en een basis ICT-veiligheidsaudit door Deloitte met subsidiëring door Audit Vlaanderen hebben we volgende zaken aangepakt:
Kortelings wordt ook het aantal karakters van de paswoorden uitgebreid naar 9 i.p.v. 8 karakters.
diverse acties
De raad neemt kennis van de rapportering van de algemeen directeur met betrekking tot de organisatiebeheersing over de periode 2022 - 2023.
Ingevolge artikel 31 en artikel 74 van het decreet lokaal bestuur en artikel 11 van het huishoudelijk reglement van de OCMW-raad wordt aan de raadsleden de mogelijkheid geboden aan het vast bureau vragen te stellen.
De voorzitter sluit de zitting op 26/06/2023 om 22:00.
Namens OCMW-raad,
Dries Couckhuyt
Algemeen directeur
Frank Wilrycx
Burgemeester-Voorzitter