De voorzitter opent de zitting op 24/06/2024 om 21:20.
De voorzitter vraagt of er opmerkingen zijn bij de notulen van de vorige OCMW-raad.
het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
Het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen;
Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen;
overeenkomstig artikel 249 §2 van het decreet lokaal bestuur ontving ieder raadslid minstens veertien dagen op voorhand een exemplaar van de rekening – dienstjaar 2023;
deze rekening 2023 bestaat uit een beleidsnota, een financiële nota en een balans;
de rekening 2023 werd toegelicht door de financieel directeur aan de raadsleden;
de toelichting bij de rekening dienstjaar 2023 door de burgemeester-voorzitter;
art. 1- De rekening dienstjaar 2023 van het OCMW wordt vastgesteld
art. 2- De Doelstellingenrekening 2023 wordt als volgt vastgesteld:
Prioritaire beleidsdoelstelling: 7.:Erfgoed – Kolonie
|
|
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| Exploitatie Uitgave |
14.912 |
15.978 |
| Ontvangst |
20 |
20 |
| Saldo |
-14.892 |
-15.958 |
| Investering Uitgave |
1.297.201 |
1.654.623 |
| Ontvangst |
387.750 |
1.111.469 |
| Saldo |
-909.451 |
-543.154 |
| Financiering Uitgave |
0 |
0 |
| Ontvangst |
0 |
0 |
| Saldo |
0 |
0 |
Prioritaire beleidsdoelstelling: 9.:Wonen
|
|
Jaarrekening |
|
Meerjarenplan |
| Exploitatie Uitgave |
|
419.732 |
511.763 |
| Ontvangst |
|
802.002 |
850.931 |
| Saldo |
|
382.271 |
339.168 |
| Investering Uitgave |
|
76.181 |
670.812 |
| Ontvangst |
|
0 |
99.450 |
| Saldo |
|
-76.181 |
-571.362 |
| Financiering Uitgave |
|
0 |
0 |
| Ontvangst |
|
0 |
0 |
| Saldo |
|
0 |
0 |
Prioritaire beleidsdoelstelling: 12.:Financiën
|
|
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| Exploitatie Uitgave |
405.960 |
345.376 |
| Ontvangst |
11.065.049 |
10.933.364 |
| Saldo |
10.659.089 |
10.587.988 |
| Investering Uitgave |
275 |
250 |
| Ontvangst |
71.674 |
71.674 |
| Saldo |
71.399 |
71.424 |
| Financiering Uitgave |
991.950 |
991.952 |
| Ontvangst |
480.000 |
480.000 |
| Saldo |
-511.950 |
-511.952 |
Niet prioritaire beleidsdoelstellingen
|
|
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| Exploitatie Uitgave |
16.304.133 |
16.980.465 |
| Ontvangst |
7.031.575 |
7.177.434 |
| Saldo |
-9.272.557 |
-9.803.031 |
| Investering Uitgave |
1.369.472 |
2.200.137 |
| Ontvangst |
105.460 |
2.014.213 |
| Saldo |
-1.264.012 |
-185.924 |
| Financiering Uitgave |
53.927 |
58.714 |
| Ontvangst |
137.558 |
130.874 |
| Saldo |
83.631 |
72.160 |
Totaal
|
|
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| Exploitatie Uitgave |
17.144.736 |
17.853.582 |
| Ontvangst |
18.898.646 |
18.961.749 |
| Saldo |
1.753.910 |
1.108.167 |
| Investering Uitgave |
2.743.129 |
4.525.822 |
| Ontvangst |
564.884 |
3.296.806 |
| Saldo |
-2.178.245 |
-1.229.016 |
| Financiering Uitgave |
1.045.877 |
1.050.666 |
| Ontvangst |
617.558 |
610.874 |
| Saldo |
-428.319 |
-439.792 |
art. 3- De financiële toestand op 31 december 2023 wordt als volgt vastgesteld:
| Budgettair resultaat |
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| I. Exploitatiesaldo |
1.753.910 |
1.108.167 |
| a. Ontvangsten |
18.898.646 |
18.961.749 |
| b. Uitgaven |
17.144.736 |
17.853.582 |
| II. Investeringssaldo |
-2.178.245 |
-1.229.016 |
| a. Ontvangsten |
564.884 |
3.296.806 |
| b. Uitgaven |
2.743.129 |
4.525.822 |
| III. Saldo exploitatie en investeringen |
-424.335 |
-120.849 |
| IV. Financieringssaldo |
-428.319 |
-439.792 |
| a. Ontvangsten |
617.558 |
610.874 |
| b. Uitgaven |
1.045.877 |
1.050.666 |
| V. Budgettair resultaat van het boekjaar |
-852.654 |
-560.641 |
| VI. Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar |
3.609.143 |
3.609.143 |
| VII. Gecumuleerd budgettair resultaat |
2.756.489 |
3.048.502 |
| VIII. Onbeschikbare gelden |
0 |
0 |
| IX. Beschikbaar budgettair resultaat |
2.756.489 |
3.048.502 |
| Autofinancieringsmarge |
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| I. Exploitatiesaldo |
1.753.910 |
1.108.167 |
| II. Netto periodieke aflossingen |
565.877 |
570.666 |
| a. Periodieke aflossingen conform de verbintenissen |
1.045.877 |
1.050.666 |
| b. Periodieke terugvordering leningen |
480.000 |
480.000 |
| III. Autofinancieringsmarge |
1.188.033 |
537.501 |
| Gecorrigeerde Autofinancieringsmarge |
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| I. Autofinancieringsmarge |
1.188.033 |
537.501 |
| II. Correctie op de periodieke aflossingen |
145.588 |
195.614 |
| a. Periodieke aflossingen conform de verbintenissen |
1.045.877 |
1.050.666 |
| b. Gecorrigeerde aflossingen o.b.v. de financiële schulden |
900.289 |
855.052 |
| III. Gecorrigeerde autofinancieringsmarge |
1.333.621 |
733.115 |
| Geconsolideerd financieel evenwicht |
Jaarrekening |
Meerjarenplan |
| I. Beschikbaar budgettair resultaat - Gemeente en OCMW |
2.756.489 |
3.048.502 |
| - Autonoom gemeentebedrijf |
-336.517 |
748 |
| Totaal beschikbaar budgettair resultaat |
2.419.971 |
3.049.250 |
| II. Autofinancieringsmarge - Gemeente en OCMW |
1.188.033 |
537.501 |
| - Autonoom gemeentebedrijf |
29.552 |
7.733 |
| Totale Autofinancieringsmarge |
1.217.585 |
545.234 |
| III. Gecorrigeerde autofinancieringsmarge - Gemeente en OCMW |
1.333.621 |
733.115 |
| - Autonoom gemeentebedrijf |
106.552 |
84.733 |
| Totale gecorrigeerde autofinancieringsmarge |
1.440.173 |
817.848 |
art. 4- De balans op 31 december 2023 wordt vastgesteld als volgt:
totaal activa: 94.689.933 euro
totaal passiva: 94.689.933 euro
art. 5- De staat van opbrengsten en kosten op 31 december 2023 wordt vastgesteld als volgt:
|
|
2023 |
2022 |
| I. Kosten |
19.492.922 |
17.612.213 |
| A. Operationele kosten |
19.151.894 |
17.480.375 |
| 1. Goederen en diensten |
3.537.664 |
3.440.301 |
| 2. Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen |
10.599.266 |
9.793.271 |
| 3. Afschrijvingen, waardeverminderingen en voorzieningen |
2.173.532 |
1.869.770 |
| 4. Individuele hulpverlening door O.C.M.W. |
483.889 |
431.887 |
| 5. Toegestane werkingssubsidies |
2.107.421 |
1.564.555 |
| 6. Toegestane investeringssubsidies |
174.654 |
149.270 |
| 7. Minderwaarden bij de realisatie van vaste activa |
0 |
0 |
| 8. Andere operationele kosten |
75.467 |
231.320 |
| B. Financiële kosten |
341.028 |
131.838 |
| II. Opbrengsten |
19.196.265 |
17.012.440 |
| A. Operationele opbrengsten |
18.539.937 |
16.329.820 |
| 1. Opbrengsten uit de werking |
2.303.182 |
2.023.174 |
| 2. Fiscale opbrengsten en boetes |
7.087.442 |
5.821.796 |
| 3. Werkingssubsidies |
8.868.427 |
8.074.903 |
| a. Algemene werkingssubsidies |
4.394.179 |
4.138.601 |
| b. Specifieke werkingssubsidies |
4.474.248 |
3.936.302 |
| 4. Recuperatie individuele hulpverlening |
56.980 |
98.427 |
| 5. Meerwaarden bij de realisatie van vaste activa |
1.500 |
0 |
| 6. Andere operationele opbrengsten |
222.406 |
311.520 |
| B. Financiële opbrengsten |
656.328 |
682.620 |
| III. Overschot of tekort van het boekjaar |
-296.658 |
-599.773 |
| A. Operationeel overschot of tekort |
-611.957 |
-1.150.555 |
| B. Financieel overschot of tekort |
315.300 |
550.781 |
| IV. Verwerking van het overschot of tekort van het boekjaar |
-296.658 |
-599.773 |
| A. Rechthebbenden uit het overschot van het boekjaar |
0 |
0 |
| B. Tussenkomst door derden in het tekort van het boekjaar |
0 |
0 |
| C. Over te dragen overschot of tekort van het boekjaar |
-296.658 |
-599.773 |
art. 6- Afschrift van dit besluit wordt digitaal overgemaakt aan de Vlaamse Regering onmiddellijk na het vaststellen van de rekening.
het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
het besluit van de raad de dato 24 juni 2024 houdende de vaststelling van de rekening 2023;
voorliggend jaarverslag dat een algemeen overzicht van de toestand van het bestuur en van de informatiegegevens geeft;
dit jaarverslag wil in de eerste plaats voor de beleidsverantwoordelijken zelf van de gemeente en OCMW, zowel verkozenen als leidend personeel, een hulpmiddel zijn om inzicht te verwerven in het slagen en het falen van de gemeentelijke werking in het verleden om er lering uit te trekken voor de toekomst;
de periode waarover dit jaarverslag loopt is namelijk het dienstjaar waarvan de laatste rekening werd opgemaakt, d.w.z. het dienstjaar 2023;
Kennis te nemen van het jaarverslag dienstjaar 2023 van de gemeente en OCMW.
artikelen 176, 177 en 178 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
de rekening dienstjaar 2023 van de gemeente en OCMW;
voorliggend rapport van de financieel directeur waarin vervat:
- een overzicht van de thesaurietoestand
- de liquiditeitsprognose
- de beheerscontrole
- de evolutie van de budgetten
- het verlenen van het voorafgaandelijk visum inzake controle wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen;
Neemt kennis van het rapport van de financieel directeur bij de jaarrekening 2023 van de gemeente en OCMW.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
De raad neemt kennis van de nota ‘Synthese Agendacommissie Conferentie van Kempense burgemeesters’ en haar 4 bijlagen.
Deze nota wil een bijdrage leveren aan een geactualiseerde ‘Toekomstvisie Welzijnszorg Kempen’ en werd opgemaakt in uitvoering van een mandaat van de Conferentie van Kempense burgemeesters.
De Conferentie nam op 20 januari 2024 kennis van de ‘Discussietekst werkgroep toekomstvisie Welzijnszorg Kempen’ die gunstig werd onthaald als een hernieuwde dynamiek van onderuit.
De Conferentie formuleerde een duidelijk mandaat voor een verruimde werkgroep met vertegenwoordigers van Welzijnszorg Kempen en IOK, dit vanuit de filosofie dat er nood is aan een regionaal sociaal beleid in de Kempen, vorm te geven door Welzijnszorg Kempen.
Volgende 4 thema’s staan centraal in het mandaat van de Conferentie van Kempense burgemeesters:
– Binnen welke structu(u)r(en) , binnen het bestaande decretale kader, kan de bestaande werking en dienstverlening van WZK worden geoptimaliseerd?
– Verdere verfijning van de gelaagdheid van het kerntakendebat (regionale, zonale en gemeentelijke werking)
– Financieringsdebat; opgedeeld in tijdelijke overgangsfinanciering (2024 en 2025) en structurele financiering in de volgende legislatuur
– Streven naar betrokkenheid van alle lokale besturen in het regionale sociale beleid (via organen of comités binnen het bestaande decretale kader)
In de nota van de agendacommissie van de Conferentie wordt een synthese gemaakt van de voorbereidende werkzaamheden van de werkgroep en van de informatie vergaard uit bilaterale contacten of uit besprekingen van verschillende lokale besturen samen (bv. W6 in de Zuiderkempen).
Het is een synthese waarin principes en hoofdlijnen vertolkt worden.
Zoals gevraagd door de ‘Werkgroep toekomstvisie WZK’ ligt in de nota minstens evenveel de nadruk op het verdere traject binnen Welzijnszorg Kempen, dan op de onmiddellijke inhoud zelf. Dit omdat een coöperatieve netwerkorganisatie ‘Welzijnszorg Kempen’ samen en van onderuit wordt gemaakt.
De nota bevat een principiële standpuntbepaling die door de Conferentie werd voorgelegd aan het Vast Bureau van de 27 aangesloten gemeenten.
In haar vergadering van 25 mei 2024 nam de Conferentie kennis van de geformuleerde standpunten, opmerkingen en vragen van 25 Vast Bureaus, waarbij werd vastgesteld dat:
– Een grote meerderheid van de Vast Bureaus zich principieel akkoord verklaarde met de verderzetting van Welzijnszorg Kempen als autonome welzijnsorganisatie in versterkte synergie met IOK. In het Vast Bureau van 2 OCMW’s wordt eerder de voorkeur uitgesproken voor een (gedeeltelijk) integratiemodel van WZK in IOK.
– De voorgestelde beperkte overgangsfinanciering door de OCMW’s en IOK, door alle Vast Bureaus principieel wordt onderschreven.
De Conferentie heeft in zitting van 25 mei aan Welzijnszorg Kempen de vraag gesteld om het verder actieplan, zoals beschreven in de synthesenota verder uit te werken, en hiervoor een preciezere tijdslijn te presenteren op de volgende Conferentie van Kempense burgemeesters. Dit actieplan gaat, omwille van het zeer grote draagvlak, uit van de verderzetting van Welzijnszorg Kempen als autonome welzijnsvereniging in versterkte synergie met IOK.
De Conferentie is in zitting van 25 mei akkoord gegaan met de voorgestelde samenstelling van de werkgroep, die het ‘Participatietraject vzw’s en WZK’ zal voeren en geeft hen hiervoor, binnen de krijtlijnen van het proces zoals beschreven in de bijlage van de synthesenota, mandaat, met de vraag op de volgende Conferentie van Kempense burgemeesters hierover te rapporteren:
– Walter Luyten, lid Conferentie Kempens burgemeesters
– Eric Nysmans, directeur WZK
– Pieter Cowé, raad van bestuur WZK en schepen in Geel
– Bart Van Ballaer, sectormanager burger en samenleving in Herentals
– Toon Otten, administratief directeur IOK
De Conferentie heeft in zitting van 25 mei aan Welzijnszorg Kempen de vraag gesteld bij de verdere uitwerking van het actieplan de geformuleerde punten, vragen en commentaren van haar vennoten te beoordelen. Bij de voorziene tussentijdse evaluatie in 2025 zullen hierop de nodige inhoudelijke antwoorden geformuleerd worden.
De Conferentie stelt op basis van deze inzichten en verdere afspraken, ook aan de OCWM-raad een stapsgewijze besluitvorming voor, met kennisname van het verdere traject en actieplan.
– Welzijnszorg Kempen als autonome welzijnsorganisatie in versterkte synergie met IOK
– Beperkte overgangsfinanciering vanuit de OCMW’s en IOK.
Dit voorstel van besluit wordt voorgelegd na kennisname van het verdere actieplan door Welzijnszorg Kempen met tussentijdse rapportage aan raad van bestuur van Welzijnszorg Kempen, Conferentie van Kempense burgemeesters (toekomstig algemeen comité van Welzijnszorg Kempen), Kempense welzijnsraad, regionaal zone-overleg.
2024
– Dialoogmomenten vzw’s – verantwoordelijken vzw’s – de delegatie vanuit Welzijnszorg Kempen bestaat uit meerdere personen (politiek-ambtelijk team), die vanuit een verschillend perspectief de verdere samenwerking kunnen beoordelen. Daarbij wordt het werkingsgebied van elke vzw in kaart gebracht en ook haar financiële slagkracht. Uiterlijk in september 2024 wordt hierover teruggekoppeld aan de Raad van Bestuur van Welzijnszorg Kempen, waarbij ook de (toekomstige) adviesorganen worden geconsulteerd
– Beslissing over verankering in het najaar 2024: go/no go over verdere samenwerking Welzijnszorg Kempen en vzw’s (vzw per vzw te beoordelen) – principieel te beslissen door de huidige raad van bestuur van Welzijnszorg Kempen
– Opstart ‘feitelijke’ werking adviesorganen (Conferentie van Kempense burgemeesters / Kempense Welzijnsraad ad hoc en in functie van beleidsbeslissingen voorafgaand aan raad van bestuur / regionaal zone-overleg) indien groen licht op de Conferentie van mei 2024
– Ambtelijke consultatie bij algemeen en financieel directeurs
– Voorbereiding statutenwijziging
2025
– Statutenwijziging
– Invulling beslissingsorganen cf. nieuw governancemodel
– Formele verankering vzw’s in de welzijnsvereniging
– Operationalisering synergie IOK
– Tussentijdse evaluatie
Art. 1: De OCMW-raad hecht goedkeuring aan het uitgangspunt van de verderzetting van Welzijnszorg Kempen als autonome welzijnsvereniging, in versterkte synergie met IOK
Art. 2: De OCMW-raad beslist tot de verhoogde bijdrage per inwoner als overgangsfinanciering, gekoppeld aan de verhoogde bijdrage met een 0,5 euro van IOK voor 2024:
+ 0,5 euro vanaf 2024
Art. 3: De effectieve bijdrage zal worden opgevraagd in september 2024.
Decreet Lokaal Bestuur dd. 22 december 2017 art. 490;
Besluit van 5 juni 2024 van de Algemene Vergadering welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen tot vaststelling van de rekening 2023;
Jaarlijks stelt de Algemene Vergadering van de welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen in de loop van het eerste semester van het boekjaar, dat volgt op het financiële boekjaar waarop de rekening betrekking heeft, de rekening vast;
Het besluit van de Algemene Vergadering en een afschrift van de jaarrekening van de Welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen wordt na de vaststelling bezorgd aan de Raden voor Maatschappelijk Welzijn van de deelnemende OCMW’s;
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn kan binnen de 50 dagen na de overzending zijn opmerkingen ter kennis brengen van de provinciegouverneur;
Als de toezichthoudende overheid geen besluit heeft verzonden over de goedkeuring van de jaarrekening binnen een termijn van honderdvijftig dagen, wordt ze geacht de jaarrekening goed te keuren. Die termijn gaat in op de dag nadat de gemeente de toezichthoudende overheid op de hoogte gebracht heeft van de bekendmaking van de jaarrekening van de welzijnsvereniging, met toepassing van artikel 286, § 2, en de welzijnsvereniging de digitale rapportering erover aan de Vlaamse Regering heeft bezorgd;
raadslid Jan De Bie (Groen) vraagt waarom de algemene werkingssubssidies in 2023 zo gestegen en waarom de bijdragen van het ocmw in 2023 zo gedaald zijn;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) laat dit navragen;
antwoord van Welzijnszorg Kempen:
De stijging van de algemene werkingssubsidies in 2023 is deels toe te schrijven aan de indexering en voor een groot deel aan de opvraging van de werkingsbijdrage voor het residentieel drughulpverleningscentrum.
In 2022 werd deze niet (meer) opgevraagd omwille van het feit dat de opstart van het residentieel centrum was uitgesteld ten gevolge van vertragingen met vergunningen gebouw. Om die reden werd beslist de werkingsbijdrage voor 2022 niet op te vragen.
De specifieke werkingssubsidies zijn de tussenkomsten van de OCMW’s in de specifieke werkingen (thuiszorg, schuldhulpverlening, Rolmobiel, Uitpas, informatieveiligheid). Deze inkomsten en de inkomsten uit subsidies van hogere overheden zijn voor een deel zoals communicerende vaten. Wanneer de andere overheden meer financieren, dienen de lokale besturen in de budgetneutrale afdelingen minder (of niets) bij te dragen in het tekort.
Ook wanneer de kosten lager uitvallen dan voorzien zal de bijdrage van de lokale besturen lager zijn.
Deze tussenkomsten van de OCMW’s liggen in 2023 lager om meerdere redenen:
Vaststellingen aan kostenzijde:
In de diverse specifieke werkingen werd door uitval van medewerkers en personeelswissels niet steeds de gebudgetteerde personeelsbezetting gehaald.
Wanneer kosten lager uitvallen, daalt eveneens de bijdrage van de OCMW’s.
De doorstorting van de bijdrage in de gedetacheerde verzorgenden viel ca. 567.000 lager uit dan voorzien. Hierdoor daalt eveneens de tussenkomst van de participerende OCMW’s.
Vaststellingen aan opbrenstenzijde
Ten gevolge van de inflatie van 2022 werden de subsidies van hogere overheden mee geïndexeerd. Bijvoorbeeld : Voor Thuiszorg ontvingen we ca. 761.000 euro meer subsidies dan voorzien. Hierdoor daalt ook de bijdrage van de OCMW’s in deze werking.
Er zijn dus diverse factoren die een invloed hebben op de specifieke werkingssubsidies van de OCMW’s.
Art. 1 De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt kennis van de jaarrekening 2023 van de welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen.
Art. 2 De Raad voor Maatschappelijk Welzijn heeft geen opmerkingen en geeft gunstig advies.
Art. 3 Het besluit van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn wordt overgemaakt aan de toezichthoudende overheid.
Artikel 217 tot en met 220 van het decreet lokale besturen de dato 22 december 2017;
De gemeenten staan in voor de organisatiebeheersing van hun activiteiten;
Het organisatiebeheersingssyteem is het geheel is van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft
3° over betrouwbare financiële en beheerrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt;
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam;
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en van het OCMW wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en –procedures en de aanwijzing van personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn;
De Vlaamse overheid heeft de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen ontwikkeld, een instrument dat organisatiebeheersing concreet maakt. Het is een uitgebreide gids met doelstellingen rond organisatiebeheersing, risico’s en beheersmaatregelen die ondersteuning kan bieden om een systeem van organisatiebeheersing uit te bouwen;
Het besluit van de raad van 28 juni 2021 houdende de goedkeuring van het kader organisatiebeheersingssysteem;
Het rapport van de algemeen directeur met betrekking tot organisatiebeheersing:
uitvoering beheersmaatregelen nav vorige zelfevaluatie op basis van de leidraad organisatiebeheersing
Het managementteam in samenspraak met het bestuur heeft toch een aantal stappen gezet om meer greep te krijgen op de organisatie en de doelstellingenrealisatie: volledig herwerken van de doelstellingenboom, opname in het meerjarenplan van beheersmaatregelen organisatiebeheersing, dienstoverschrijdende opvolging subsidiedossiers, plannen om de decretaal verplichte halfjaarlijkse schriftelijke rapportering over de doelstellingenrealisatie aan de raad uit te breiden met een driemaandelijkse mondelinge tussentijdse rapportering naar het college / vast bureau, aanwerving van een stafmedewerker beleidsondersteuning voor opvolging meerjarenplan, subsidies, patrimonium, …
thema-audit over opvolging meerjarenplan en bijhorende acties
We hebben het kader voor opvolging van de organisatiebeheersing aangescherpt en opnieuw voorgelegd aan de raden. We gaan de stand van zaken van de beheersmaatregelen mbt organisatiebeheersing aan de raden terugkoppelen waarbij zowel de input van de werkgroep zelfevaluatie als deze van de diensthoofden als basis zeker mee doorgenomen wordt. De algemeen directeur zal voor eind juni rapporteren, zowel over wat gebeurd is als over wat nog aangepakt moet worden. Het bestuur kan bijkomende info opvragen. De structurele maatregelen mbt organisatiebeheersing zullen worden geïncorporeerd in het meerjarenplan zodat ook langs deze weg opvolging, bijsturing en rapportering komt.
Alhoewel wij het meerjarenplan als duidelijk ervaren qua taakstelling zullen we bij wijzigingen proberen de acties doelgerichter en scherper te formuleren. We proberen de opvolging en bijsturing van het meerjarenplan nauwgezetter aan te pakken via werkgroep subsidiedossiers, meer tussentijdse rapportering aan bestuur, opvolging door stafmedewerker,
We bevragen het bestuur over welke data er gerapporteerd moet worden. Op termijn wensen wij het jaarverslag te laten opgaan in de jaarrekening. Er zal ook gestreefd worden naar een evenwichtiger aandeel in de verslaggeving over de verschillende diensten heen. We kunnen uit het jaarverslag indicatoren destilleren die de opvolging van de acties tastbaarder maken. Aan alle acties uit het meerjarenplan zijn verantwoordelijke diensten gekoppeld die instaan voor de uitvoering. Het managementteam en de stafmedewerker zullen hen bijstaan, de ontwikkelingen monitoren en eventueel laten bijsturen.
Opvang vluchtelingen uit Oekraïne
Oekraïners hebben het statuut van tijdelijk ontheemden: recht op equivalent leefloon, arbeid, medische zorg, kindertoeslag, onderwijs ...
Er verblijven een kleine twintig vluchtelingen in Merksplas.
Het OCMW heeft twee appartementen en een sociale woning van de bouwmaatschappij de Noorderkempen die op renovatie wacht ingericht. De meeste Oekraïners verblijven nu in publieke opvang. De publieke opvang voor Oekraïners werd nu afgebouwd. De Oekraïners werden aangemoedigd om zelf een onderkomen te zoeken. Een koppel werd reeds toegeleid tot een sociale woning.
energieprijzen
De energieprijzen zijn terug gestabiliseerd op het niveau van voor de crisis.
Het is voornaam om waakzaam en spaarzaam te zijn bij ons energieverbruik. Ons patrimonium kent wel uitbreiding (kolonie, assistentiewoningen, Markdal, ...) We moeten ook zien of onze gebouwen goed geïsoleerd zijn en de technieken goed afgesteld. Er werd een verwarmingsaudit uitgevoerd. Op termijn gaan we meer duurzame toepassingen moeten onderzoeken in het kader van de energietransitie. De stafmedewerker energie en klimaat is in dienst getreden op 1 mei 2024.
personeel
de organisatie kent een groter personeelsverloop deels door pensionering deels door carrièrewending of kan bepaalde functies moeilijk ingevuld krijgen. Inschakeling van een consultbureau in functie van de continuïteit van de dienstverlening of opleiding nieuwe medewerkers kan hier tegen een hoger prijskaartje soelaas bieden. IOK stelt een team van omgevingsvergunningenambtenaren (knelpuntberoep over diverse gemeenten) ter beschikking van deelnemende gemeenten om ondersteuning te bieden. De procedure voor aanwerving stafmedewerker omgevingsvergunningen en ICT-deskundige leidde nog niet tot een aanwerving.
fraude
Melding van frauduleus incident bij verloning personeel door zogezegd gewijzigd bankrekeningnummer: altijd via andere en gekende communicatiekanalen bevestiging vragen.
zelfevaluatieteam
de werkgroep voor zelfevaluatie doorheen gemeente en OCMW is als volgt samengesteld:
- Algemeen directeur
- Adjunct algemeen directeur
- Financieel directeur
- Stafmedewerker beleidsondersteuning
- ICT-verantwoordelijke
- Communicatieambtenaar
- Personeelsdienst
- (administratief) medewerker met veel anciënniteit
- (administratief) medewerker relatief nieuw in organisatie
- Vertegenwoordiging maatschappelijk werk
- Vertegenwoordiging mandatarissen
- ad hoc aangevuld volgens te bespreken thema
Vanaf de tweede helft van 2022 is het zelfevaluatieteam opnieuw met de leidraad aan de slag gegaan om de organisatiebeheersing af te toetsen aan de verschillende doelstellingen. De bedoeling was dat er na een kick-off meeting maandelijks een thema wordt aangepakt.
De verschillende thema’s worden overlopen op basis van de leidraad organisatiebeheersing:
1. Doelstellingen, proces- en risicomanagement (DPR)
2. Belanghebbendenmanagement (BHM)
3. Monitoring (MON)
4. Organisatiestructuur (ORG)
5. Personeelsbeleid (HRM)
6. Organisatiecultuur (CUL)
7. Informatie en communicatie (ICO)
8. Financieel management (FIM)
9. Facilitaire middelen (FAM)
10. Informatie- en communicatietechnologie (ICT)
Het zelfevaluatieteam legt een aantal pijnpunten bloot en doet voorstellen om deze tekortkomingen te remediëren, opgedeeld in acties die op korte termijn binnen de drie maanden realiseerbaar zijn, 'quick wins' en structurele maatregelen die geïmplementeerd worden via de beleids- en beheercyclus.
De concluderende vergadering van 22 mei 2023 selecteert uit de ‘quick wins’ en de structurele maatregelen een aantal prioritaire acties waarop we gaan inzetten.
Eind april 2024 is het zelfevaluatieteam opnieuw bijeenkomen om de stand van zaken te bekijken en een aantal nieuwe ‘quick wins’ en 'structurele maatregelen' naar voor te schuiven.
Quick wins
Stand van zaken prioritaire quick wins
4.2 |
beslissingsboom opmaken overheidsopdrachten |
schema reeds opgemaakt, voorgelegd aan MAT, CBS en aan diensthoofden
6.2 |
opleiding functionerings- en evaluatiegesprekken |
6.3 |
opleiding leidinggeven |
gerealiseerd
6.4 |
checklist in en uit dienst |
gerealiseerd
6.6 |
voorstelling doelstellingenrealisatie en budgetvoorstellen in grote lijnen en na feedback bestuur |
gerealiseerd
8.3 |
Antennes op elke dienst voor up to date houden info mbt externe communicatie |
nieuwe communicatieambtenaar zal met de contactpersonen overleggen
10.4 |
paswoorden 9 karakters ipv 8 (2 jaar ipv 5 dagen nodig om te hacken) |
gerealiseerd
eveneens gerealiseerd (niet prioritair):
5.1 |
generieke adressen en generieke telefoonnummers per dienst voorzien ipv per persoon. |
5.3 |
raadsbeslissing laten nemen die in alle selectieprocedures van toepassing is. Als secretaris kan de personeelsdienst ingeschakeld worden, om uniformiteit in de procedures te bewaken. |
6.1 |
Deuren personeelsdienst sluiten om discretie te bewaken. Er kan en wordt voor vertrouwelijke gesprekken gebruik gemaakt van een apart lokaal. |
6.5 |
vorming standaard opnemen in functioneringsgesprekken |
9.2 |
één keer per maand de meterstand nutsvoorzieningen registreren |
er worden vragen gesteld bij nut
straks nieuwe stafmedewerker energie en klimaat voor interpretatie en opvolging
10.3 |
nog 4 te vervangen wifi / omgeving / rijbewijzen / schrijnwerker |
|
10.6 |
informatieveiligheidsconsulent uitnodigen op diensthoofdenoverleg |
|
10.7 |
overleg ICT-ambtenaren ‘VICTOR’ opvolgen |
|
Wordt toegevoegd:
10.10 |
Mogelijkheden Microsoft optimaal benutten (OneNote) |
Wordt afgevoerd:
7.1 |
inschakelen van IDEWE bij pesten of discriminatie (ondertussen wetgeving) |
10.2 |
back up gegevens oude tijdsregistratie (ondertussen achterhaald) |
Wordt eveneens prioritair voor de toekomst:
8.4 |
altijd afvragen wie moet wat weten en/of actie ondernemen |
Mail in CC betekent enkel kennisgeving – geen actie verwacht
9.2 |
één keer per maand de meterstand nutsvoorzieningen registreren + interpreteren |
|
10.8 |
opleiding telefooncentrale (mogelijkheden op werk en thuis) |
|
Structurele maatregelen
Stand van zaken prioritaire structurele maatregelen
1.2 |
doelstellingenrealisatie aftoetsen met actoren |
Gerealiseerd
1.5 |
eenvoudige rapportering - jaarverslag en doelstellingenrealisatie verenigen |
MAT bekijkt hoe deze doelstelling volgende jaren kan worden bereikt
5.1 |
organisatie kwalitatief onthaal |
Grotendeels gerealiseerd (toegankelijkheid nog aandachtspunt)
8.1 |
personeelsblad uitgeven of intranet opzetten met redactieraad om te inspireren en op te volgen |
Niet gerealiseerd - Communicatieambtenaar onderzoekt mogelijkheden
9.1 |
financiële dienst stelt een procedure op rond de noodzaak van een bestelbon en de procedure tot mededinging en biedt desgevallend ondersteuning |
Gerealiseerd
Wordt toegevoegd:
10.5 |
Opleiding voor alle gebruikers voorzien bij implementatie nieuwe software |
10.6 |
Risicobeheersing cybersecurity |
BIJLAGEN
ICT-audit
Na een screening van het gemeentelijk informatica-systeem door studenten van Howest en een basis ICT-veiligheidsaudit door Deloitte met subsidiëring door Audit Vlaanderen hebben we volgende zaken aangepakt:
diverse acties
De raad neemt kennis van de rapportering van de algemeen directeur met betrekking tot de organisatiebeheersing over de periode 2023 - 2024.
Ingevolge artikel 31 en artikel 74 van het decreet lokaal bestuur en artikel 11 van het huishoudelijk reglement van de OCMW-raad wordt aan de raadsleden de mogelijkheid geboden aan het vast bureau vragen te stellen.
De voorzitter sluit de zitting op 24/06/2024 om 21:25.
Namens OCMW-raad,
Dries Couckhuyt
Algemeen directeur
Frank Wilrycx
Burgemeester-Voorzitter