In 2014 keurden de gemeenteraad en OCMW-raad van Arendonk, Baarle-Hertog, Hoogstraten, Merksplas, Ravels en Rijkevorsel de overeenkomst met statutaire draagkracht en het huishoudelijk reglement goed van de Interlokale Vereniging (ILV) Noorderkempen Werkt met als doel het organiseren van de regierol sociale economie. De duurtijd van deze ILV bestaat uit opeenvolgende periodes van zes jaar. De overeenkomst met statutaire draagkracht werd met ingang van 2018 uitgebreid met een opdracht van de ILV als organisator wijk-werken maar bleef sindsdien ongewijzigd.
Sinds 2018 evolueerde de ILV Noorderkempen op organische wijze naar een een ruimere opdracht (jongerenwelzijn, geïntegreerd breed onthaal, digitale inclusie), groter personeelskader, hoger budget en een meer formele structuur. Ook het wetgevende kader rond intergemeentelijke samenwerking is sinds 2017 gewijzigd. In 2023 is alvast ILV Noorderkempen als nieuwe naam gekozen. Het betekent dat de basisovereenkomst van de ILV Noorderkempen best opnieuw wordt afgestemd op deze nieuwe realiteit.
Het beheerscomité ILV organiseerde daarom in verschillende rondes het overleg tussen de partnergemeenten over de gewenste aanpassingen aan de overeenkomst met statutaire draagkracht. Een eerste ontwerp kwam tot stand na dialoog tussen stuurgroep ILV en het beheerscomité. Deze tekst werd op 5 oktober besproken in een openbare vergadering van het beheerscomité waarop ook de burgemeesters werden uitgenodigd. Op 19 december werd een volgende versie goedgekeurd waarover de partnergemeenten tot 24 januari een préadvies konden uitbrengen. Tot slot gebeurde nog een juridische toetsing. Al deze input werd verwerkt in een definitief voorstel dat door het beheerscomité ILV op 7 maart is goedgekeurd om ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de gemeenteraden en ocmw-raden van de partnergemeenten.
De ILV blijft in dit voorstel officieel bestuurd worden door een beheerscomité. Gemeenteraad en OCMW-raad van elke partnergemeente kunnen elk één deelnemer afvaardigen in dit beheerscomité. Dat moet een gemeenteraadslid, burgemeester of schepen zijn. Het beheerscomité kan taken van dagelijks bestuur delegeren. Aangezien de ILV geen rechtspersoonlijkheid heeft, kan het geen eigen budgetten beheren of personeel aanwerven. Daarvoor stelt de ILV één lokaal bestuur aan in de rol van ‘beherende gemeente’. Alleen deze beherende gemeente kan rechtstreeks haar eigen personeel inzetten in de ILV. In het voorstel aangepaste overeenkomst is verder opgenomen wie van de leden wat doet in de ILV, binnen welke termijn en welke werkingsprincipes daarbij zullen worden gehanteerd.
Deze beslissing heeft geen onmiddellijk bijkomende financiële gevolgen voor het bestuur van gemeente of OCMW. Het bestaande meerjarenplan blijft ongewijzigd.
Art. 1: De OCMW-raad keurt de aangepaste overeenkomst met statutaire draagkracht van de Interlokale Vereniging Noorderkempen goed als volgt:
OVEREENKOMST MET STATUTAIRE DRAAGKRACHT VAN DE INTERLOKALE VERENIGING (ILV) NOORDERKEMPEN
Tussen de hierna vermelde lokale overheden zoals nader aangeduid, is overeengekomen een Interlokale Vereniging op te richten beheerst door de toepasselijke bepalingen van het artikel 392 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur:
1. gemeente Arendonk met zetel Vrijheid 29, 2370 Arendonk
2. OCMW Arendonk met zetel Vrijheid 100, 2370 Arendonk
3. gemeente Baarle-Hertog met zetel Parallelweg 1, 2387 Baarle-Hertog
4. OCMW Baarle-Hertog met zetel Parallelweg 1, 2387 Baarle-Hertog
5. De stad Hoogstraten met zetel Vrijheid 149, 2320 Hoogstraten
6. OCMW Hoogstraten met zetel Jaak Aertslaan 7, 2320 Hoogstraten
7. gemeente Merksplas met zetel Markt 1, 2330 Merksplas
8. OCMW Merksplas met zetel Markt 11, 2330 Merksplas
9. gemeentebestuur Ravels met zetel Gemeentelaan 60, 2381 Ravels
10. OCMW Ravels met zetel Dreef 19, 2381 Ravels
11. gemeente Rijkevorsel met zetel Molenstraat 5, 2310 Rijkevorsel
12. OCMW Rijkevorsel met zetel Prinsenpad 27, 2310 Rijkevorsel
Voormelde partijen, handelend zoals voorzegt, hebben de inhoud van de oprichtingsovereenkomst met statutaire draagkracht vastgesteld als volgt:
Hoofdstuk 1. Definities
Voor de toepassing van deze overeenkomst wordt verstaan onder:
1. Interlokale Vereniging: een samenwerkingsverband in toepassing van artikel 392-395 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen
2. Beherende gemeente: de gemeente waar de zetel van de Interlokale Vereniging gevestigd is en die de financiële coördinatie van de projecten op zich neemt en het juridische werkgeverschap uitoefent
3. Deelnemer: slaat zowel op de deelnemende gemeenten als OCMW' s
4. Beheerscomité: de vertegenwoordigers van de deelnemers belast met het beheer van de Interlokale Vereniging
5. Beheerder: vertegenwoordiger van een partnergemeente in het beheerscomité
6. Kerngroep: bestuursorgaan met beleidsmakers en -medewerkers belast met de regie van de inbreng uit de deelnemers in de ILV
7. Stuurgroep(en): adviesorgaan van medewerkers en mandatarissen die per doelstelling van de ILV zorgen voor inhoudelijke inbreng en klankbord vormen voor projectcoördinatoren uit Team ILV
8. Team ILV: alle personeelsleden van een deelnemer met een exclusieve opdracht als projectcoördinator voor de ILV
9. Algemeen Coördinator: personeelslid van een deelnemer, verantwoordelijk voor het secretariaat van de ILV en de dagelijkse leiding van team ILV
10. Werkingsbijdrage: jaarlijkse financiële bijdrage van elke deelnemer aan de werking van de ILV
11. Bijzondere meerderheid: een meerderheid van 2/3de van het maximum aantal stemmen
Hoofdstuk 2. Benaming, zetel, doel, duur en lidmaatschap
Artikel 1. Naam van de Interlokale Vereniging.
De Interlokale Vereniging draagt de naam “ILV Noorderkempen". De term Interlokale Vereniging of de afkorting ILV zal steeds aan de naam worden toegevoegd.
Artikel 2. De zetel van de Interlokale Vereniging
De zetel van de Interlokale Vereniging is gevestigd in de gemeente die als beherende gemeente werd aangeduid, namelijk Hoogstraten. Het Beheerscomité kan in gewone vergadering en met bijzondere meerderheid beslissen een andere gemeente als beherende gemeente aan te duiden en op deze wijze ook de zetel van de Interlokale Vereniging te verplaatsen.
Artikel 3. Doel
De Interlokale Vereniging is actief in een ruim werkveld van welzijnsgerelateerde materies, sociale inclusie en tewerkstelling en wil zo het Kempische welzijnslandschap versterken. Ze heeft meer specifiek tot doel om de deelnemers te ondersteunen in het voeren van een:
• geïntegreerd en inclusief kansenbeleid dat mensen naar duurzaam werk leidt;
• kwaliteitsvol beleid op het gebied van preventieve gezondheidszorg en het ondersteunen van de opvoeding en het welzijn van kinderen en jongeren;
• gericht beleid om onderbescherming van kwetsbare mensen tegen te gaan door toegankelijkheid van de hulp te verhogen;
• eigentijds e-inclusiebeleid om digitale uitsluiting te voorkomen.
Het Beheerscomité kan deze opsomming verder verfijnen of een voorstel doen aan de gemeenteraden en OCMW-raden van de deelnemers om deze opsomming uit te breiden.
Artikel 4. Activiteiten
In het kader van deze doelstelling zal de Interlokale Vereniging onder meer volgende acties ondernemen:
- interne organisatie en communicatiebeheer
- projectaanvragen en -beheer
- informeren deelnemers over nieuwe projectoproepen en potentiële subsidiekanalen
- vinden van consensus en verkennen van nieuwe samenwerkingskansen tussen deelnemers
- faciliteren thematisch overleg tussen de deelnemers enerzijds en met externe partners anderzijds
- belangenbehartiging met signaalfunctie naar de deelnemers in regionale samenwerkingsverbanden zonder daarbij in hun plaats te kunnen treden op niveau van besluitvorming
Deze opsomming is niet-limitatief en kan door het Beheerscomité worden uitgebreid binnen de grenzen van de bepalingen uit artikel 3. Ze wordt verder geconcretiseerd in het huishoudelijk reglement en of uitgebreid in de vorm van een activiteitenprogramma en of budgetvoorstel. Basisregel is dat de Interlokale Vereniging pas concrete projectaanvragen doet of acties coördineert wanneer hier minstens vier deelnemers actief aan mee doen en zo nodig financieel participeren, niettegenstaande er maximaal wordt gestreefd naar werken vanuit collectiviteit.
Bij het indienen van een projectaanvraag zal de Interlokale Vereniging ofwel een duidelijke datum van oplevering opnemen of een visie over verduurzaming van het project na gunstige evaluatie.
Artikel 5. Duur van de Interlokale Vereniging
De Interlokale Vereniging wordt opgericht voor een onbepaalde duurtijd.
De duurtijd van de Interlokale Vereniging bestaat uit opeenvolgende periodes van zes jaar. De eerste periode beslaat evenwel de periode vanaf de oprichting tot één jaar na het einde van de legislatuur van de huidige bestuursperiode van de lokale besturen. Uittreding is niet mogelijk gedurende deze eerste periode.
Vanaf de volgende periode van zes jaar is wel uittreding mogelijk, op voorwaarde van een schriftelijke opzegging (per aangetekend schrijven), minstens zes maanden voor de aanvang van de volgende periode van zes jaar. Binnen deze perken is opzegging wel mogelijk tijdens de eerste periode.
Bij uittreding tijdens een lopend gesubsidieerd project heeft de uittredende deelnemer niet langer recht op inkomsten of kan eerder ingebrachte financiële middelen en roerende of onroerende goederen niet recupereren. Ze blijft ook gebonden door de eerder aangegane financiële verplichtingen in het kader van dit project. De uittredende deelnemer kan geen aanspraak maken op een compensatie voor zijn aandeel in de opgebouwde financiële reserve zoals voorzien in artikel 15.
Artikel 6. Het lidmaatschap
De leden van de Interlokale Vereniging zijn de gemeenten of OCMW’ s die deze overeenkomst met statutaire draagkracht hebben aanvaard en ondertekend.
Elke wijziging van de samenstelling van de Interlokale Vereniging dient schriftelijk en binnen de maand na de wijziging ter kennis worden gegeven aan de andere leden van de Interlokale Vereniging.
Hoofdstuk 3 Het beheerscomité
Artikel 7. De samenstelling
De leden vaardigen elk één stemgerechtigde vertegenwoordiger af in het Beheerscomité. Dit kan per deelnemer over dezelfde vertegenwoordiger voor gemeente en OCMW gaan. Minstens één vertegenwoordiger van de deelnemers uit eenzelfde gemeente komt uit het schepencollege. De leden van het Beheerscomité worden benoemd voor de periode van een bestuur legislatuur onverminderd de mogelijkheid van de gemeenteraden en OCMW-raden van de deelnemers om het mandaat van hun vertegenwoordiger in te trekken en in dezelfde raadsvergadering zijn vervanger aan te duiden. Alle beheerders zijn van rechtswege ontslagnemend bij verlies van hun openbaar mandaat, uitgezonderd ingeval van algehele vernieuwing van de raden van de lokale besturen. In voorkomend geval duiden de deelnemers in de loop van het eerste kwartaal volgend op het jaar van de verkiezingen de nieuwe beheerders aan. Zij treden aan op de 1ste werkdag van maart daaropvolgend. In elk geval blijven de leden van het Beheerscomité in functie tot nieuwe leden werden aangesteld.
Alle deelnemers hebben recht op één mandaat en één stem in het Beheerscomité. De beslissingen worden genomen met gewone meerderheid met uitzondering van de beslissingen waarvoor volgens deze statuten een bijzondere meerderheid vereist is. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. De stemming geschiedt in principe mondeling tenzij anders bepaald voor specifieke situaties. Vooraleer een stem uit te brengen, vergewist elke beheerder zich ervan dat aan alle interne afspraken rond voorafgaand overleg en besluitvorming is voldaan en hiermee het gedragen standpunt van de deelnemer wordt verdedigd. Brengen de beheerders van dezelfde deelnemer een verschillende stem uit, dan wordt dat beschouwd als een onthouding.
Het beheerscomité voorziet in het huishoudelijk reglement de nodige overlegstructuren, communicatiekanalen en procedures om die voorafgaande standpuntvorming door de deelnemer te regisseren. Een verdere delegatie van verantwoordelijkheden naar de kerngroep en stuurgroepen is daarbij mogelijk. Er wordt daarbij ook in de uitzonderlijke mogelijkheid voorzien om gemotiveerd een dringend besluit op korte termijn van het beheerscomité uit te lokken wanneer de normale termijnen dit niet zouden toelaten. In voorkomend geval zal de algemeen directeur van elke deelnemer de ILV adviseren en ondersteunen bij het uitlokken van een hoogdringend besluit van die deelnemer.
Artikel 8. De bevoegdheden van het Beheerscomité
Het Beheerscomité is het bindmiddel tussen de beherende gemeente en de deelnemers van de Interlokale Vereniging. Binnen het beheerscomité wordt overleg gevoerd over de wijze waarop de overeenkomst met statutaire draagkracht wordt uitgevoerd, de kwaliteit van het projectbeheer bewaakt en gezorgd voor de democratische terugkoppeling naar de leden en andere relevante regionale spelers.
Het beheerscomité stelt een huishoudelijk reglement op waarin bepalingen rond de organisatie en de werkzaamheden van de Interlokale Vereniging worden opgenomen. In het huishoudelijk reglement wordt de trekkersrol van de beherende gemeente, het voorzitterschap en de financiële verrekening tussen de leden van de Interlokale Vereniging nader omschreven. Ze kan ook voorzien in de installatie van een kerngroep en stuurgroepen van ambtenaren.
Het beheerscomité stelt de jaarwerking en de rekeningen vast en legt ze jaarlijks ter informatie en ter goedkeuring voor aan de raden van de lokale besturen die deelnemen. De jaarrekening is goedgekeurd indien de gewone meerderheid van de raden van de deelnemende lokale besturen ze goedkeurt. Indien een deelnemer niet reageert binnen de 60 dagen na voorlegging is de jaarrekening goedgekeurd.
Het beheerscomité heeft een algemeen coördinerende opdracht en werkt een voorstel van financiële inbreng uit die voor de werking van het volgende jaar nodig worden geacht. Het beheerscomité is verantwoordelijk voor het opstellen van een jaarverslag over haar activiteiten en organiseert het toezicht op het bereiken van de doelstellingen van de Interlokale Vereniging. Samen met de rekening wordt aan de participanten een jaarverslag ter beschikking gesteld. De jaarlijkse evaluatie door de deelnemers gebeurt ter gelegenheid van de bespreking van deze documenten.
Het beheerscomité vergadert telkens de noodzaak zich voordoet en minstens tweemaal per kalenderjaar voor het opstellen van het jaarverslag en financieel verslag en voor het opstellen van het budget van het volgende werkingsjaar.
Het beheerscomité verstrekt advies met betrekking tot wijzigingen aan de overeenkomst met statutaire draagkracht. De beraadslagingen worden vastgelegd in een verslag dat wordt goedgekeurd in de daaropvolgende vergadering en nadien in een digitaal register bewaard. De verslagen liggen ter inzage op de zetel van de ILV en worden bezorgd aan beleidsverantwoordelijken van de deelnemers.
Artikel 9. Extern advies
Het beheerscomité kan elke persoon wiens aanwezigheid hij nuttig oordeelt, uitnodigen tot het bijwonen van zijn vergaderingen. Hun aanwezigheid wordt vermeld in de notulen. Deze personen hebben geen stemrecht.
Hoofdstuk 4. Personeel
Artikel 10. Inzet van personeel
Iedere deelnemer aan een project zal het noodzakelijke personeel inzetten ten behoeve van de activiteiten die kaderen in de doelstellingen van artikels 3 en 4. In het bijzonder wordt erop gewezen dat de genoemde personeelsleden gemeente- of OCMW-personeel blijven en zodoende beschermd blijven van alle dekkingen van door de lokale besturen afgesloten polissen.
Artikel 11. Bijdragen in de kosten voor inzet van personeel
Als het beheerscomité daartoe met bijzondere meerderheid beslist kan aan één van de deelnemende gemeenten, in beginsel de beherende gemeente, de vraag worden gesteld een personeelslid volledig of deels vrij te stellen in functie van het behalen van de doelstellingen van het samenwerkingsverband zoals opgesomd in artikels 3 en 4. Samen met die vraag wordt een functieomschrijving van het personeelslid opgesteld en wordt een schatting gemaakt van de arbeidsduur waarbinnen het personeelslid de hem/haar toevertrouwde taken zou dienen uit te voeren. Op basis daarvan wordt de loonkost berekend. Om de kosten van een werkplaats voor Team ILV en aanvullende ondersteunende expertise voor de ILV te dekken, wordt per personeelslid een forfaitaire overheadkost van 5% gerekend bovenop deze loonkost. De interne verrekening van deze loonkost over de deelnemers gebeurt bij het vaststellen van de jaarlijkse werkingsbijdrage van elke deelnemer.
Artikel 12. Team ILV
Team ILV bestaat uit alle personeelsleden met een permanente opdracht voor de ILV. Zij vallen allen onder de rechtspositieregeling van de gemeente die als juridisch werkgever optreedt en het functioneren evalueert. Onder dagelijkse leiding van de algemeen coördinator is team ILV verantwoordelijk voor het voorbereiden en uitvoeren van de beslissingen binnen de ILV en vertegenwoordigen de ILV in hun regionale netwerk. Ze maken daarbij een activiteitenprogramma met budget voor het aan hen toegewezen project of activiteit. Team ILV zorgt voor de nodige taakafspraken en regelt back-up om continuïteit van de dienstverlening te verzekeren.
Artikel 13. Management
Leden van team ILV geven geen leiding aan medewerkers van de aangesloten lokale besturen. Ze bewaken de grens tussen werken vanuit verbondenheid en de lokale autonomie van de betrokken gemeenten en OCMW’ s. Enerzijds kunnen ze van elke deelnemer verwachten dat die het aangegane engagement binnen de ILV naleeft en loyaal omgaat met de taakverdelingen, werkafspraken en richtlijnen over de verwachte inbreng naar kwaliteit, volume en termijnen. Anderzijds wordt er aan elke deelnemer maximaal ruimte gelaten om eigen accenten te leggen voor zover die het gemeenschappelijke belang van een project niet overstijgen.
Hoofdstuk 5. Financieel beheer
Artikel 14. Het beheer van de rekening
Het Beheerscomité bepaalt jaarlijks vooraf de financiële verdeelsleutel tussen de deelnemende lokale besturen voor de coördinatie en de uitvoering van al dan niet gesubsidieerde projecten.
De financiële dienst van de beherende gemeente beheert, onder toezicht van de financieel directeur, de rekening(en) en doet alle financiële verrichtingen van de ILV in samenspraak met de algemeen coördinator binnen de limieten van een door het beheerscomité goedgekeurd jaarbudget. Aankopen of uitgaven die niet voorzien zijn in dit budget worden opgenomen in een door het beheerscomité goedgekeurd besluit of budgetwijziging.
Het huishoudelijke reglement kan alternatieve regelingen uitwerken voor specifieke projecten.
Artikel 15. Het financieel verslag en bestemming van het resultaat
Elk jaar stelt het beheerscomité een overzicht van de uitgavenstaat van het afgelopen jaar op die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de raden van alle leden. Deze rekening en de bijhorende verantwoordingsstukken worden binnen het eerste semester na afsluiting van het voorafgaande werkjaar overgemaakt. Een werkjaar loop van 1 januari tot 31 december. De rekening is goedgekeurd indien de gewone meerderheid van de raden van alle leden deze goedkeurt.
Het eventueel positief resultaat van de rekening blijft in de Interlokale Vereniging als reserve. Het bedrag van deze reserve wordt met ingang van werkjaar 2026 begrensd op een maximum van 80.000 euro (geïndexeerd) en wordt aangewend voor de realisatie van de doelstellingen van de vereniging. Bij de opmaak van het budget legt het beheerscomité precies vast welke middelen van projectwerking naar de algemene reserve gaan of uit de algemene reserve aan projectwerking worden toegewezen en of in mindering wordt gebracht op de werkingsbijdrage van de deelnemers.
Artikel 16. Toezicht op de boekhouding
Elk lid heeft het recht de boekhouding en de rekening van de Interlokale Vereniging te controleren of hiertoe een persoon aan te duiden. Het beheerscomité duidt één van haar leden aan als een toezichter op de rekening.
Hoofdstuk 6. Ontbinding en Vereffening
Artikel 17. Einde van de vereniging
De leden van de Interlokale Vereniging kunnen op het einde van elke periode van 6 jaar beslissen tot opheffing van de Interlokale Vereniging en dit ten laatste drie maanden voor de afloop van de 6 jaar.
Bij ontbinding van de Interlokale Vereniging worden door de deelnemers in gezamenlijk akkoord één of meerdere vereffenaars aangesteld. Na vereffening worden de resterende baten of schulden onder de deelnemende lokale besturen verdeeld volgens het aantal inwoners op dat moment.
Hoofdstuk 7. Slotbepaling
Artikel 18: Voor alles wat niet door deze overeenkomst of het huishoudelijk reglement is geregeld, zal het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en latere wijzigingen houdende de intergemeentelijke samenwerking van toepassing zijn.
Deze overeenkomst gaat in op [datum]
Opgemaakt in evenveel originele exemplaren als er betrokken partijen zijn.
Getekend te Hoogstraten, op [datum]
[datum].
Art. 2: Deze beslissing wordt meegedeeld aan de ILV Noorderkempen.