De voorzitter opent de zitting op 27/09/2021 om 22:01.
De voorzitter vraagt of er opmerkingen zijn bij de notulen van de vorige OCMW-raad.
het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
het raadsbesluit van 31 mei 2021 houdende de kennisname van het rapport van Audit Vlaanderen met betrekking tot de thema-audit 'opvolging meerjarenplan';
de klacht ingediend bij de Gouverneur door de fractie N-VA en Groen omwille van het feit dat deze kennisname in besloten vergadering is gebeurd in plaats van in openbare zitting;
het besluit van de Gouverneur van 5 juli 2021 tot vernietiging van het besluit van de gemeenteraad van Merksplas de dato 31 mei 2021 houdende 'Rapport thema-audit Monitoring Meerjarenplan. Kennisname';
De raad neemt kennis van het besluit van de Gouverneur van 5 juli 2021 tot vernietiging van het besluit van de gemeenteraad van Merksplas de dato 31 mei 2021 houdende 'Rapport thema-audit Monitoring Meerjarenplan. Kennisname'.
Artikel 221 tot en met 224 van het decreet lokale besturen de dato 22 december 2017;
Dit rapport beschrijft de resultaten van de Thema-audit Monitoring Meerjarenplan die Audit Vlaanderen uitvoerde bij lokaal bestuur Merksplas.
Monitoring is het systematisch en continu verzamelen van relevante gegevens om gericht op te volgen of de (beleids)doelstellingen gerealiseerd worden en de dienstverlening goed verloopt. Dit stelt het bestuur in staat om te weten of het op koers zit om de doelstellingen te bereiken en waar nodig bij te sturen.
Uit de organisatie-audits van de afgelopen jaren blijkt dat monitoring één van de belangrijkste structurele verbeterpunten is in de lokale besturen in Vlaanderen. Het Decreet Lokaal Bestuur werd op dit punt aangescherpt. Artikel 263 bepaalt immers: “Er wordt minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd”. In september 2020 maakten de meeste lokale besturen een eerste opvolgingsrapportering op.
| - duidelijk opvolgbare doelstellingen/actieplannen/acties formuleerde; - een degelijke aanpak hanteert voor de opvolging van de voortgang van het meerjarenplan 2020-2025. We evalueren ook de randvoorwaarden bij deze opvolging (afspraken, instrumenten); - degelijke rapporten hanteert die het management en het politieke niveau toelaten om de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025 geïnformeerd bij te sturen. We evalueren hierbij ook hoe de organisatie rapporteert over de impact van COVID-19 op de realisatie van het meerjarenplan. |
Deze audit evalueert of het lokaal bestuur:
| - De doelstellingen/actieplannen/acties zijn onduidelijk, waardoor het moeilijk is om te evalueren in hoeverre deze zijn gerealiseerd. - Heldere afspraken over en degelijke instrumenten voor de ambtelijke en politieke opvolging van en rapportering over de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025 ontbreken, waardoor:
- De dienstverlening en realisatie van de doelstellingen/actieplannen/acties komen in het gedrang, omdat het management en het politieke niveau niet over voldoende informatie en instrumenten beschikken om adequaat te kunnen bijsturen. |
Het auditrapport komt tot de volgende conclusies:
Om tot een effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere werking te komen, moet elk lokaal bestuur bouwen aan de beheersing van de organisatie. Hiervoor werkt het een degelijk kader uit waarin een aantal essentiële zaken zijn vastgelegd. Minstens jaarlijks rapporteert de algemeen directeur over de beheersing van de organisatie aan het politieke niveau.
Het lokaal bestuur Merksplas beschikt op het moment van de audit nog niet over een gestructureerde aanpak voor organisatiebeheersing. De organisatie hanteert sinds 18 februari 2019 een gezamenlijk en door de raden goedgekeurd kader voor organisatiebeheersing. In dit kader is echter niet gedefinieerd met welke frequentie de organisatie wenst stil te staan bij haar werking en wat bij de inhoudelijke rapportering aan de raden toegelicht moet worden (Aanbeveling 1). De organisatie bracht haar belangrijkste verbeterpunten en risico’s in kaart door in 2019 een zelfevaluatie uit te voeren. Een gestructureerde aanpak om met alle verbeterpunten aan de slag te gaan en op te volgen werd nog niet bepaald. Verder bevat de rapportering over organisatiebeheersing richting de raden geen volledig overzicht van de stand van zaken, noch een blik vooruit op de komende periode. Tot slot dient de rapportering jaarlijks te gebeuren voor 30 juni van het daaropvolgende jaar. In 2020 heeft de rapportering laattijdig plaatsgevonden, nl. in september. (Aanbeveling 2).
Lokaal bestuur Merksplas nam op ad-hocbasis beheersmaatregelen om risico’s bij de opvolging en de bijsturing van het meerjarenplan te beperken. Er blijven verschillende (belangrijke) risico’s onvoldoende afgedekt. Audit Vlaanderen kwam tot de volgende conclusies:
- Uit de doelstellingen/actieplannen/acties van het meerjarenplan 2020-2025 blijkt onvoldoende welke gewenste situatie de organisatie nastreeft. Hierdoor bestaat het risico dat de realisatiegraad moeilijk kan worden opgevolgd (Aanbeveling 3).
- De organisatie beschikt te weinig over instrumenten en afspraken om de realisatie van het meerjarenplan in zijn geheel (tussentijds) op te volgen. Voor grote (investerings)projecten worden de kredieten en de status wel op regelmatige basis opgevolgd via een gedeeld rekenblad. Daarnaast zijn er sterke verschillen tussen de diensten over de mate waarin data verzameld en verwerkt worden (Aanbeveling 4). Verder volgt het lokaal bestuur Merksplas via het BBC-boekhoudprogramma het meerjarenplan financieel op naar aanleiding van de wettelijk verplichte rapporteringsmomenten.
- Er werd nog geen oefening gemaakt door de organisatie om na te gaan welke rapporten nodig zijn om een degelijke opvolging en bijsturing van het meerjarenplan te waarborgen door het managementteam en/of het politieke niveau. Dit impliceert het risico dat bijsturingen niet of laattijdig gebeuren en de doelstellingenrealisatie en dienstverlening moeizaam verlopen. Daarnaast bestaat het risico dat de organisatie rapporten opmaakt die niet voldoen aan de vraag of de nood binnen de organisatie (Aanbeveling 4).
- Het lokaal bestuur Merksplas beschikt niet over een algemeen afsprakenkader waarin de rollen en verantwoordelijkheden voor de opvolging van het meerjarenplan bepaald worden (Aanbeveling 5). Op het ogenblik van de audit is de aanpak sterk afhankelijk van personen en minder van systemen. Hierdoor is het niet voor alle diensten duidelijk wat van hen verwacht wordt omtrent hun aandeel in de opvolging van het meerjarenplan.
De raad neemt kennis van het rapport van Audit Vlaanderen ivm de thema-audit Monitoring Meerjarenplan.
artikel 263 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een opvolgingsrapport een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan wordt voorgelegd. Er wordt minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd;
de opvolgingsrapportering vermeld in artikel 263 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur bevat minstens al de volgende elementen:
voorliggende opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar 2021 van het meerjarenplan uitsluitend met betrekking tot de prioritaire doelstellingen;
voorliggende doelstellingenrealisatie met betrekking tot alle acties en tot op vandaag;
raadslid Jan De Bie (Groen) is blij met de meer uitvoerige rapportering. Hij vraagt zich wel af of beide rapporten op dezelfde datum aangemaakt waren, omdat er nogal verschillen zaten tussen de gebruikte cijfers. Soms kloppen zelfs de initiële budgetten niet. Hij heeft de indruk dat de budgetten sterk achterlopen. Er is maar weinig budget gespendeerd. Hij stelt zich ook vragen bij het grote verschil tussen de geraamde en de effectieve uitgaven voor de individuele hulpverlening van het OCMW;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) schrijft dat verschil toe aan het coronabudget waarmee het OCMW steun biedt en aan het feit dat er minder leefloners zijn;
raadslid Jan De Bie (Groen) vraagt op pag 3 meer uitleg over inlees-systemen centrale verwarming Kleirytse Driesen;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) verwijst naar individuele tussenmeters voor iedere woning bij systeem van collectieve verwarming die vervangen worden;
raadslid Jan De Bie (Groen) vraagt op pag 9 waarom 'top in je kop' ressorteert onder Noorderkempen Werkt;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) legt uit dat Noorderkempen Werkt met de 6 gemeenten breder gaat dan werk alleen maar ook over welzijn gaat;
raadslid Jan De Bie (Groen) informeert over timing budgetten COVID voor OCMW op pagina 13;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) beaamt dat deze budgetten eind dit jaar besteed moeten zijn en men nu kijkt hoe dit het beste kan;
raadslid Tine Van der Vloet (N-VA) vraagt of er al veel geïnteresseerden zijn voor de assistentiewoningen;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) stelt dat er een lijst wordt bijgehouden met een vijftiental geïnteresseerden in afwachting van de opmaak van een wachtlijst;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) geeft aan dat nu de zorg wordt bekeken en dat er dan pas duidelijk kan gecommuniceerd worden, een kijkdag voorzien en een wachtlijst aangelegd;
raadslid Tine Van der Vloet (N-VA) vraagt of er genoeg gebruik gemaakt wordt van de HUB en de noodwoningen. De bezetting is heel laag;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) antwoordt dat deze woningen nu tijdelijk werden aangeboden naar aanleiding van twee branden. Bij brand neemt de verzekering de hotelkost op zich, maar dit wordt afgetrokken van de totale vergoeding;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) stelt dat dit geen sociale woningen zijn maar tijdelijke huisvesting;
raadslid Luc Holthof (N-VA) vraagt naar stand van zaken bij de projectontwikkeling Hoevestraat;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat er een afspraak is gemaakt met de oorspronkelijke verkavelaar;
raadslid Tine Van der Vloet (N-VA) vraagt of de gemeente haar advocaat ook meeneemt naar dit overleg;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) geeft aan dat de gemeente haar advocaat niet meeneemt naar dit overleg;
raadslid Tine Van der Vloet (N-VA) vraagt meer duiding bij het in de markt zetten van de vier directiewoningen op de kolonie;
schepen Monique Quirynen (Leefbaar) antwoordt dat dit gaat om een vrijblijvend aanbod aan de mensen op de wachtlijst die mogen weigeren omdat dit over een groter restauratiebudget gaat. Er is een kijkdag georganiseerd en de toewijzing gebeurt morgen. De oproep tot gegadigden is gebeurd via de bouwmaatschappij de Noorderkempen;
raadslid Luc Holthof (N-VA) polst naar de ondersteuning van ondernemers en handelaars;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) verwijst naar het feit dat er weinig belastingen worden geheven. Die zijn twintig jaar geleden al afgeschaft. Nu schorsen sommige gemeentes deze omwille van corona. Er is een goede verstandhouding met VOKA en UNIZO. Er zijn banners ontwikkeld en de signalisatie naar de KMO-zone werd aangepakt, logistieke ondersteuning braderij, ...;
raadslid Tine Van der Vloet (N-VA) vraagt of het lage aantal GAS-boetes werden uitgeschreven door de GAS-ambtenaar of door de politie;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) antwoordt dat de politie de vaststellingen doet en de GAS-ambtenaar overgaat tot het opleggen van een boete of een alternatieve sanctie via bemiddeling. Andere gemeenten hebben inkomsten uit GAS-boetes voor parkeerovertredingen;
raadslid Tine Van der Vloet (N-VA) vraagt wat er zal gebeuren met de ruimte in het gemeenschapscentrum die vrijkomt na de verhuis van Kind en Gezin naar het huis van het kind;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) geeft aan dat dit mogelijkheden biedt voor het samenvoegen van diensten in het kader van de integratie gemeente en OCMW. Voorlopig worden deze lokalen gebruikt als stockageruimte nav de verbouwing van de bibliotheek;
raadslid Tine Van der Vloet (N-VA) vraagt hoever het staat met het onderzoek naar huisvesting van vzw gevangenismuseum in de hooischuur op de kolonie;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) benadrukt dat dit al verder staat dan het onderzoek maar de plannen nu geconcretiseerd worden met de architect en later aan de gemeenteraad voorgelegd kunnen worden;
raadslid Tine Van der Vloet (N-VA) polst naar de term al dan niet stopzetbaar bij de sociale woningbouw in het kader van de realisatie van het bindend sociaal objectief;
schepen Monique Quirynen (Leefbaar) repliceert dat dit te maken heeft met de stand van de procedure bij de VMSW waarin die woonprojecten zich bevinden;
raadslid Tine Van der Vloet (N-VA) polst wat er nu nog gebeurt inzake huisvesting van seizoenarbeiders na stopzetten project en opmaak folder. Soms worden huizen opgekocht door tuinbouwers voor huisvesting van seizoenarbeiders;
raadslid Luc Holthof (N-VA) vraagt of er de ervaring is dat huizen vaak opgekocht worden door tuinbouwers. Hoeveel tuinbouwbedrijven hebben we en over hoeveel personeelsleden gaat het. Waar zijn die gehuisvest. Hoeveel arbeidskaarten worden uitgereikt;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat Merksplas gespreid over het jaar zo'n 1000 seizoenarbeiders telt die ergens moeten wonen en de druk op de woningmarkt verhogen. Dit is een vrije markt. De gemeente ijvert er voor dat de tuinbouwers de seizoenarbeiders huisvesten op eigen terrein aan hun bedrijf. Deze huisvesting van seizoenarbeiders is eveneens een probleem voor naastliggende gemeenten en voor Vlaanderen;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) stelt dat dit project wel gestopt is maar in het geïntegreerd breed onthaal is de categorie van seizoenarbeiders naast de landbouwers wel expliciet meegenomen om hun sociale rechten te vrijwaren;
raadslid Luc Holthof (N-VA) pleit om in het kader van de transparantie van het bestuur - actieve en passieve openbaarheid - om te kijken wat er nog meer kan gebeuren zoals bijvoorbeeld een livestream van de gemeenteraad;
raadslid Tine Van der Vloet (N-VA) vraagt welke acties naar voor zullen worden geschoven in het kader van de risico-analyse die gebeurd is bij het technisch personeel;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) geeft aan dat hij eerst het personeel wil informeren. Er zal een toelichting worden gegeven door de welzijnsorganisatie die het onderzoek heeft gedaan;
raadslid Jan De Bie (Groen) polst naar de overschrijding van de kredieten voor het LEADER-project 'grensboeren';
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat dit project wegens het succes werd uitgebreid naar alle landbouwbedrijven van Merksplas;
schepen Raf Verheyen (Leefbaar) dat de landbouwbedrijven door een afwateringsexpert werden bezocht, de afwatering in kaart gebracht, adviezen worden geformuleerd per bedrijf en de nodige toelichting ter plaatse wordt gegeven;
raadslid Jef Schoofs (Groen) wijst er op dat er nog niets is uitgegeven van het budget voor de opmaak van ruimtelijke uitvoeringsplannen;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) dat de projecten die opgesomd staan - kapel Geheul (bosgebied) en grond aan brandweerkazerne (deel woongebied) - eigenlijk achterhaald zijn;
raadslid Jan De Bie (Groen) vraagt waar het negatief bedrag op pagina 39 bij het strijkatelier vandaan komt;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) vraagt dit na;
Neemt kennis van voorliggende opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar 2021 van het meerjarenplan.
Ingevolge artikel 31 en artikel 74 van het decreet lokaal bestuur en artikel 11 van het huishoudelijk reglement van de OCMW-raad wordt aan de raadsleden de mogelijkheid geboden aan het vast bureau vragen te stellen.
De voorzitter sluit de zitting op 27/09/2021 om 22:05.
Namens OCMW-raad,
Dries Couckhuyt
Algemeen directeur
Frank Wilrycx
Burgemeester-Voorzitter