De voorzitter opent de zitting op 23/06/2025 om 20:00.
De voorzitter vraagt of er opmerkingen zijn bij de notulen van de vorige OCMW-raad.
het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
Het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen;
Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen;
overeenkomstig artikel 249 §2 van het decreet lokaal bestuur ontving ieder raadslid minstens veertien dagen op voorhand een exemplaar van de rekening – dienstjaar 2024;
deze rekening 2024 bestaat uit een beleidsnota, een financiële nota en een balans;
de rekening 2024 werd toegelicht door de financieel directeur aan de raadsleden;
de toelichting bij de rekening dienstjaar 2024 door de burgemeester-voorzitter;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) licht de rekening 2024 toe:
Dit is de 5e rekening van de huidige planningsperiode 2020-2025. Binnen een half jaar sluiten we deze planningsperiode af en brengen we in december een nieuw meerjarenplan (2026-231)
Een belangrijke tabel in de rekening is de tabel J2: staat van het financieel evenwicht. (p25 in de jaarrekening). Enkele belangrijke cijfers uit deze tabel:
Dat alles resulteert in een totale gecorrigeerde en geconsolideerde autofinancieringsmarge van 649.152€ (in 2023:1.440.173€ - te verklaren door de éénmalige extra inkomsten van de APB). De ATF is de parameter die door de afdeling binnenlands bestuur wordt gebruikt om te zien of de gemeente zijn financiële verplichtingen kan nakomen. Het gecumuleerd budgettair resultaat is 1.285.992€.
We kunnen dus een positieve rekening voor 2024 voorleggen. En hebben de belastingen op hetzelfde, lage niveau behouden.
Dat is goed nieuws voor de volgende meerjarenplanning, maar er zijn heel wat zaken die wegen op de financiën van de gemeentes, zoals ook door de VVSG onlangs is aangekondigd.
raadslid Tine van der Vloet (visie 2330) vraagt wanneer fase 8 en fase 9 van de restauratie van de kolonie, zijnde de kapel, wordt aangevat;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat dit begin 2027 gebeurt na afloop van het contract met Deust!;
raadslid Tine van der Vloet (visie 2330) vraagt wanneer het saldo van de subsidies voor fase 5 & 6 en fase 7 van de restauratie van de kolonie zal worden betaald;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) geeft aan dat het saldo van de subsidies voor fase 5 & 6 eind 2025 en voor fase 7 eind 2026 zal worden verwacht. De gemeente moet prefinanciëren. De subsidies komen pas nadat de werken voltooid zijn. Ondertussen hebben we ook al zo'n 230.000,- euro aan inkomsten ontvangen;
raadslid Tine van der Vloet (visie 2330) vraagt wat de gemeente met de 324.000,- euro subsidies van het fonds open ruimte heeft gedaan;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) antwoordt dat deze middelen worden ingezet voor het algemeen onderhoud van het openbaar domein, de bermen en de grachten;
raadslid Tine van der Vloet (visie 2330) vraagt waarvoor het budget onder dierenbescherming werd ingezet;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat dit de bijdrage voor dierenasiel 'Veeweide' inhoudt;
raadslid Tine van der Vloet (visie 2330) informeert of er inderdaad maar drie maal een toelage aan een erkende vereniging werd uitgekeerd voor het huren van een mobiel toilet;
schepen Monique Quirynen (Leefbaar) beaamt dit en merkt op dat de verenigingen daar nog wat moeten aan wennen. Voor corona was dat een zeer vaak gestelde vraag;
raadslid Tine van der Vloet (visie 2330) polst waarvoor het budget van 2000 euro voor de zeven koloniën van weldadigheid dient;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) verwijst naar de samenwerking tussen Kempens Landschap, de twee Belgische en de vijf Nederlandse kolonies. Dit budget werd ook aangewend voor het UNESCO dossier;
raadslid Tine van der Vloet (visie 2330) verwijst naar de werkingssubsidies en stelt dat bij gezinshulp de tussenkomst diftar nominatief is opgenomen;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat deze subsidies zullen geanonimiseerd worden;
art. 1- De rekening dienstjaar 2024 van het OCMW wordt vastgesteld
art. 2- De Doelstellingenrekening 2024 wordt als volgt vastgesteld:
| Prioritaire beleidsdoelstelling: 7.:Erfgoed – Kolonie |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Prioritaire beleidsdoelstelling: 9.:Wonen |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Prioritaire beleidsdoelstelling: 12.:Financiën |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Niet prioritaire beleidsdoelstellingen |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Verrichtingen zonder beleidsdoelstelling |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Totaal |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
art. 3- De financiële toestand op 31 december 2024 wordt als volgt vastgesteld:
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
art. 4- De balans op 31 december 2024 wordt vastgesteld als volgt:
totaal activa: 93.919.176,17 euro
totaal passiva: 93.919.176,17 euro
art. 5- De staat van opbrengsten en kosten op 31 december 2024 wordt vastgesteld als volgt:
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
art. 6- Afschrift van dit besluit wordt digitaal overgemaakt aan de Vlaamse Regering onmiddellijk na het vaststellen van de rekening.
het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
het besluit van de raad de dato 23 juni 2025 houdende de vaststelling van de rekening 2024;
voorliggend jaarverslag dat een algemeen overzicht van de toestand van het bestuur en van de informatiegegevens geeft;
dit jaarverslag wil in de eerste plaats voor de beleidsverantwoordelijken zelf van de gemeente en OCMW, zowel verkozenen als leidend personeel, een hulpmiddel zijn om inzicht te verwerven in het slagen en het falen van de gemeentelijke werking in het verleden om er lering uit te trekken voor de toekomst;
de periode waarover dit jaarverslag loopt is namelijk het dienstjaar waarvan de laatste rekening werd opgemaakt, d.w.z. het dienstjaar 2024;
raadslid Sandra Loomans (visie 2330) verwijst naar de fietstocht 'gesmaakt' die vorige zondag plaatsvond tegelijk met vele andere activiteiten en stelt voor deze in de week van de korte keten te organiseren;
schepen Monique Quirynen (Leefbaar) wenst de mensen van de milieudienst en toerisme proficiat met deze organisatie. Deze tijd van het jaar is er inderdaad heel wat te doen. We zullen uw suggestie overmaken;
Kennis te nemen van het jaarverslag dienstjaar 2024 van de gemeente en OCMW.
artikelen 176, 177 en 178 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
de rekening dienstjaar 2024 van de gemeente en OCMW;
voorliggend rapport van de financieel directeur waarin vervat:
- een overzicht van de thesaurietoestand
- de liquiditeitsprognose
- de beheerscontrole
- de evolutie van de budgetten
- het verlenen van het voorafgaandelijk visum inzake controle wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen;
Neemt kennis van het rapport van de financieel directeur bij de jaarrekening 2024 van de gemeente en OCMW.
het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
de rechtspositieregeling van het personeel, waarvan laatste wijzigingen zijn goedgekeurd in zitting van GR/RMW 27 januari 2025;
onderhandelingscomité dd. 2 juni 2025
het organogram;
het effectieve personeelskader;
voorliggende gewenste uitbreiding van het personeelskader met een voltijdse contractuele deskundige ICT (B1-B3) een voltijds contractuele afdelingshoofd technische dienst (A1a-A3a), een halftijds contractuele medewerker maatschappelijke veiligheid (B1-B3) en twee voltijds contractuele technisch assistenten (D1-D3);
de (geactualiseerde) functieomschrijvingen;
de (geactualiseerde) aanwervingsvoorwaarden;
de (geactualiseerde) evaluatiecriteria
de noodzakelijke budgetten worden voorzien in de meerjarenplanaanpassing;
raadslid Tine van der Vloet (Visie 2330) vraagt waarom er een kaderwijziging nodig is;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat het voornamelijk gaat om vervangingen van mensen die op pensioen gaan;
art. 1- Voorliggende personeelskader goed te keuren.
het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen
de richtlijn 91/533/EEG van de Raad van de Europese Unie van 14 oktober 1991 betreffende de verplichting van de werkgever de werknemer te informeren over de voorwaarden die op zijn arbeidsovereenkomst of -verhouding van toepassing zijn;
de wet van 18 december 2002 tot wijziging van de wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen die bovenvermelde richtlijn omzet In Belgisch recht voor de volledige publieke sector;
de Wet van 28 februari 2014 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk wat de preventie van psychosociale risico's op het werk betreft, waaronder inzonderheid geweld pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk, B.S. 28 april 2014;
Koninklijk besluit van 10 april 2014 betreffende de preventie van psychosociale risico's op het werk, B.S. 28 april 2014;
het arbeidsreglement van lokaal bestuur Merksplas zoals goedgekeurd in zitting van GR/RMW van 27 januari 2025
het onderhandelingscomité dd. 02 juni 2025
het arbeidsreglement voor personeel van gemeente en OCMW Merksplas;
de voorgestelde wijzigingen betreffen:
raadslid Tine van der Vloet (Visie 2330) vraagt wie er in aanmerking komt voor een GSM en waarom die personen niet opgelijst worden in het arbeidsreglement;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat het managementteam bepaalt wie een GSM nodig heeft. Mocht de raad die aanduiden in het arbeidsreglement zou dit laatste zeer vaak gewijzigd dienen te worden;
art. 1- Het arbeidsreglement voor personeel van gemeente en OCMW Merksplas te wijzigen met ingang van 1 juli 2025 zoals toegevoegd in bijlage.
art. 2- Dit gewijzigd arbeidsreglement over te maken aan Toezicht Sociale Wetten, 2300 Turnhout, Warandestraat 49, en aan alle personeelsleden ter kennis te brengen.
het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten;
het besluit van de Vlaamse regering van 20 januari 2023 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de rechtspositieregeling van lokale en provinciale besturen;
de wet van 17 juli 2023 tot wijziging van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten en de wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen m.b.t. de samenloop van jaarlijkse vakantie en arbeidsongeschiktheid;
De rechtspositieregeling van lokaal bestuur Merksplas zoals goedgekeurd in zitting van GR/RMW van 27 januari 2025
Het onderhandelingscomité dd. 02 juni 2025
Het lokaal bestuur Merksplas wenst de bepalingen m.b.t. arbeidsongeschiktheid ingeval van jaarlijkse vakantie aan te passen aan de actuele wetgeving.
Het lokaal bestuur Merksplas wenst de bepalingen m.b.t. de aanwervingsvoorwaarden te versoepelen.
Het lokaal bestuur Merksplas wenst de bepalingen m.b.t. de selectietechnieken uit te breiden.
Het lokaal bestuur Merksplas wenst de bepalingen m.b.t. aanwervingsprocedure en selectieprocedure voor jobstudenten aan te passen.
Het lokaal bestuur Merksplas wenst de bepalingen m.b.t. evaluatie tijdens de loopbaan aan te passen.
Het lokaal bestuur Merksplas wenst de bepalingen m.b.t. toekenning van geldelijke anciënniteit aan te passen.
Het lokaal bestuur Merksplas wenst de bepalingen m.b.t. tijdelijke afwezigheid wegens overmacht van een statutair personeelslid, uit te breiden.
raadslid Tine van der Vloet (Visie 2330) vraagt waarom er telkens ervaring wordt gevraagd;
de algemeen directeur legt uit dat er doorgaans aangeworven wordt op basis van het diploma maar er nu kan van afgeweken worden op basis van een aantal jaren relevante ervaring en het slagen in een capaciteitstest;
Art. 1: de wijzigingen in de rechtspositieregeling, zoals toegevoegd in bijlage, worden goedgekeurd.
Art. 2: De gewijzigde rechtspositieregeling aan alle personeelsleden ter kennis te brengen.
het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
de organieke wet betreffende de OCMW's van 8 juli 1976;
de middelen ter beschikking gesteld door de POD MI ter bevordering van participatie en sociale activering (geraamd op € 3.577 naar analogie van de subsidie in 2024);
voorliggend voorstel ter besteding van deze middelen, zoals uitgewerkt door de sociale dienst;
raadslid Tine van der Vloet (Visie 2330) verwijst naar de tussenkomst voor de kermis waar zo'n 39 kinderen van gebruik hebben kunnen maken en er 7,5 euro per kind werd besteed;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) merkt op dat de foorkramers doorgaans nog wel wat extra's geven;
raadslid Tine van der Vloet (Visie 2330) informeert waar men de 'Wablieft'-krant kan terugvinden. Kan die ook niet in de bib worden gelegd;
schepen Leen Kerremans (Leefbaar) verwees naar het sociaal huis en het huis van het kind. Vroeger lag die ook bij de Oversteek;
Art. 1: goedkeuring te hechten aan het voorstel van de sociale dienst m.b.t. de besteding van de toelage ter bevordering van de participatie en sociale activering van OCMW-gebruikers in 2025 als volgt:
Zoals vorige jaren zal er een gedeelte van de gelden participatie en sociale activering gereserveerd worden voor aantal vaststaande acties:
- Er zal dit jaar wederom 300 euro gereserveerd worden voor de aankoop van kermisbonnetjes voor alleenstaande volwassenen en gezinnen met kinderen.
- Daarnaast zal 1500 euro van het bedrag gereserveerd worden voor welzijnsschakel “De Oversteek”. De Oversteek benut deze middelen in functie van participatie, zoals het sinterklaasfeest, deelname kinderen aan boerderijkamp, …
- Abonnement op de “Wablieft” krant, wat 34 euro per jaar kost.
Voor de overige nog onbekende gelden worden onderstaande drie voorstellen gedaan:
1. Tussenkomst socioculturele activiteiten
Doelgroep
De doelgroep bestaat uit de mensen die behoren tot de volgende doelgroep:
Bovendien moeten ze verblijven op het grondgebied van Merksplas en in begeleiding zijn bij het OCMW van Merksplas. In begeleiding zijn betekent dat de persoon een dossier heeft bij het OCMW van Merksplas, dat werd toegekend aan een bepaalde maatschappelijk werker.
Maatregel
Er kan een tussenkomst gevraagd worden voor een maximum van 50 euro per gezinslid, per jaar, voor volgende activiteiten die binnen het kader van sociale participatie activering vallen:
Wijze van aanvraag
Gerechtigden dienen hun vraag te stellen bij het OCMW van Merksplas. Er zal een aanvraagformulier opgemaakt worden dat ondertekend moet worden door de aanvrager. Vervolgens moet een aankoopbewijs afgeleverd worden, van de aangekochte tickets of betaald lidgeld voor één van bovenstaande activiteiten. Vervolgens kan de tussenkomst van maximum 50 euro op de rekening van de persoon teruggestort worden.
De maatschappelijk werker informeert de cliënt ook over andere mogelijkheden tot tussenkomst via bijvoorbeeld Uitpas of mutualiteit, zodat rechten optimaal uitgeput worden.
Deze principebeslissing is voldoende bij controle. Er moet geen individuele beslissing genomen worden door het Bijzonder Comité voor de Sociale dienst.
2. Aankoop kleding/schoenencheques voor kinderen <18 jaar
Doelgroep
Kinderen onder 18 jaar van personen die bij het OCMW in begeleiding zijn en waarvan de maatschappelijk werker beoordeelt dat het gezin nood heeft aan schoenen of winterjas, maar hiertoe onvoldoende middelen heeft.
In begeleiding zijn betekent dat de persoon een dossier heeft bij het OCMW van Merksplas, dat werd toegekend aan een bepaalde maatschappelijk assistent.
Maatregel en wijze van aanvraag
Begin september 2025 zal gekeken worden naar de middelen die overblijven. Hiervan zullen cheques voor kinderschoenen en/of kinderjassen gekocht worden (met een maximum van 40 euro per kind (de exacte waarde zal bepaald worden op basis van het resterende budget)). De bedoeling van deze maatregel is om gezinnen met moeilijkheden bij de aankoop van degelijke winterschoenen of een winterjas te ondersteunen.
De maatschappelijk werkers beoordelen welke gezinnen kinderen hebben met een nood aan winterschoenen of winterjas, maar hiertoe onvoldoende middelen hebben. Er zal een collectief verslag met de gegevens van de behoeftige gezinnen met daarbij het aantal gerechtigde kinderen (<18jaar) voorgelegd worden aan het BCSD ter kennisgeving.
Cliënten wordt de kans gegeven om te winkelen waar zij graag winkelen. Daarom gaat de sociale dienst in de loop van september met cliënten het gesprek hierover aan. Per winkel worden dan het aantal benodigde cheques besteld die vervolgens tegen ontvangstbewijs bedeeld zullen worden aan de cliënten. De maatschappelijk werker gaat het gesprek aan met de cliënt om de cheque werkelijk te besteden aan een stevige winterschoen of stapschoen (leder, stevige zool) of winterlaars/boot of winterjas/regenjas in functie van de behoefte. De cliënten worden gevraagd om een leuke foto van de nieuwe jas of schoenen te bezorgen aan hun maatschappelijk werker.
het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
de organieke wet op de OCMW's van 8 juli 1976
de wet van 4 september 2002 houdende toewijzing van een opdracht aan de OCMW's inzake de begeleiding en de financiële maatschappelijke steunverlening aan de meest hulpbehoevenden inzake energielevering
het koninklijk besluit van 14 februari 2005 tot uitvoering van de wet van 4 september 2002 houdende toewijzing van een opdracht aan de OCMW's inzake de begeleiding en de financiële maatschappelijke steunverlening aan de meest hulpbehoevende inzake energielevering
de toekenning van het bedrag van € 3.728,47 aan OCMW Merksplas in het kader van art. 6 van de wet van 4 september 2002 (aanzuivering en preventie) in het kader van het sociaal fonds gas en elektriciteit voor het jaar 2025
De OCMW’s worden verzocht te streven naar een gebruik van dit budget als volgt:
• 1/2 voor het toekennen van financiële maatschappelijke hulp voor het aanzuiveren van facturen;
• 1/2 voor maatregelen te nemen in het kader van een preventief sociaal energiebeleid
het voorstel van besteding van de middelen voor het jaar 2025, zoals uitgewerkt door de sociale dienst, met hierin een aantal preventieve maatregelen opgenomen
Art. 1: goedkeuring te hechten aan het voorstel van de sociale dienst m.b.t. de verdeling van de middelen van de sociale fondsen gas en elektriciteit voor aanzuivering en preventie (art. 6 van de wet van 4 september 2002) voor 2025 als volgt:
Maatregel 1: tussenkomst minimale levering aardgas
Doelgroep
De doelgroep voor de eerste maatregel bestaat uit mensen die een budgetmeter hebben voor aardgas.
Maatregel
De gelden van het energiefonds worden gedeeltelijk gebruikt voor het ten laste nemen van de 30% eigen bijdrage voor de minimumlevering aardgas. Op deze manier kan het systeem van de minimumlevering aardgas gepromoot worden. Eventueel kunnen nieuwe mensen die via de LAC worden aangeleverd bereikt en gestimuleerd worden om tot bij het OCMW van Merksplas te komen.
Werkwijze
Er zal een lijst opgevraagd worden met de namen van personen die een budgetmeter voor aardgas hebben in de gemeente Merksplas. Vervolgens zullen deze mensen aangeschreven worden. De mogelijkheid voor de ten laste name zal in de brief uitgelegd staan. De sociale dienst tracht ook telefonisch en per huisbezoek in contact te treden om zoveel mogelijk begunstigden te bereiken.
Bij de resultaten van de LAC zal bovendien een foldertje gevoegd worden met de uitleg rond de minimumlevering aardgas, wanneer er beslist wordt om een budgetmeter te plaatsen.
Personen met een budgetmeter kunnen een aanvraag indienen bij het OCMW van Merksplas. Vervolgens zal deze aanvraag ter goedkeuring voorgelegd worden bij het BCSD.
Maatregel 2: tussenkomst reiniging schouw/verwarmingsketel voor zover er nog cliënten zijn die niet geholpen kunnen worden vanuit de maatregel IOK en toch onder onderstaande doelgroep vallen
Doelgroep
De doelgroep bestaat uit personen met energieschulden – of betalingsmoeilijkheden die gedomicilieerd zijn en verblijven op het grondgebied van de gemeente Merksplas en bovendien in begeleiding zijn bij het OCMW. De maatschappelijk werker zal nakijken of mensen al dan niet tot deze doelgroep behoren.
Maatregel
Ten laste name voor de reiniging van de verwarmingsketel of schouw. In eerste instantie worden wel de middelen vanuit de maatregel IOK uitgeput. Ook voor deze middelen hanteert de sociale dienst bovenstaande doelgroep, maar dan bovendien rekening houdend met de verplichte inkomensvoorwaarden die IOK oplegt (zie aanvraagformulier). Mensen die niet tot bovenstaande doelgroep behoren, worden uitgesloten van de IOK maatregel tussenkomst reiniging verwarmingsketel. De aantallen zijn namelijk te beperkt om alle Merksplasse burgers binnen deze categorieën ervan gebruik te laten maken.
Wijze aanvraag
Mensen dienen de ten laste name voor de reiniging van de verwarmingsketel of schouw zelf aan te vragen bij het OCMW van Merksplas. Er zal bij individuele beslissing een toekenning of weigering gebeuren. De aanvraag wordt in het register opgenomen. Er zal vervolgens een ontvangstbewijs meegegeven worden met de cliënt. Vervolgens wordt de aanvraag bij het BCSD voorgelegd.
Maatregel 3: tussenkomst in de energiefactuur
Doelgroep
De doelgroep bestaat uit personen met energieschulden die gedomicilieerd zijn en verblijven op grondgebied Merksplas en bovendien in begeleiding zijn bij het OCMW. De maatschappelijk werker onderzoekt of mensen al dan niet tot de doelgroep behoren. In een verslag aan het BCSD zal opgenomen worden op welke manier er voldaan wordt aan de gestelde voorwaarden.
Maatregel
De doelgroep kan individueel een vraag stellen tot het bekomen van een tussenkomst in de afrekening van energiefactuur. Deze wordt voorgelegd op het BCSD.
Per 1 oktober zal het restbedrag van de CREG fondsen bekeken worden voor de doelgroep. Het dan nog beschikbare budget kan worden aangewend voor de betaling van achterstallige facturen.
Wijze van aanvraag
De maatschappelijk werker kijkt na wie van de cliënten hiervoor in aanmerking komt. Vervolgens wordt een concrete achterstallige factuur voor elke cliënt voorgelegd, samen met een verslag voor het BCSD.
Maatregel 4: infosessies voor personeel en burgers rond energiethema’s in samenwerking met een externe partner
De sociale dienst wenst te onderzoeken om op preventief vlak ook infosessies/lezingen of workshops te organiseren in samenwerking met een externe partner. De sociale dienst wil daarbij dit jaar klein opstarten en goed evalueren. Van daaruit kan dan een eventuele verderzetting van deze nieuwe preventieve maatregel in een komend werkjaar worden bekeken.
Thema’s waar bijvoorbeeld aan gedacht wordt:
- Voor personeel: hoe een energiefactuur juist interpreteren?
- Voor burgers: workshop isoleren van verwarmingsbuizen + meegeven materiaal aan deelnemers; hoe zorg ik voor een goede werking en onderhoud van mijn ketel; …
De concrete uitwerking van deze maatregel zal gebeuren door de medewerkers van de sociale dienst, die in functie van de CREG fondsen en het gekozen thema een samenwerking zullen aangaan met een externe partner.
Artikel 217 tot en met 220 van het decreet lokale besturen de dato 22 december 2017;
De gemeenten staan in voor de organisatiebeheersing van hun activiteiten;
Het organisatiebeheersingssyteem is het geheel is van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft
3° over betrouwbare financiële en beheerrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt;
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam;
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en van het OCMW wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en –procedures en de aanwijzing van personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn;
De Vlaamse overheid heeft de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen ontwikkeld, een instrument dat organisatiebeheersing concreet maakt. Het is een uitgebreide gids met doelstellingen rond organisatiebeheersing, risico’s en beheersmaatregelen die ondersteuning kan bieden om een systeem van organisatiebeheersing uit te bouwen;
Het besluit van de raad van 28 juni 2021 houdende de goedkeuring van het kader organisatiebeheersingssysteem;
Het rapport van de algemeen directeur met betrekking tot organisatiebeheersing:
uitvoering beheersmaatregelen nav vorige zelfevaluatie op basis van de leidraad organisatiebeheersing
Het managementteam in samenspraak met het bestuur heeft toch een aantal stappen gezet om meer greep te krijgen op de organisatie en de doelstellingenrealisatie: volledig herwerken van de doelstellingenboom, opname in het meerjarenplan van beheersmaatregelen organisatiebeheersing, dienstoverschrijdende opvolging subsidiedossiers, plannen om de decretaal verplichte halfjaarlijkse schriftelijke rapportering over de doelstellingenrealisatie aan de raad uit te breiden met een driemaandelijkse mondelinge tussentijdse rapportering naar het college / vast bureau, opvolging door stafmedewerker beleidsondersteuning van meerjarenplan, subsidies, patrimonium, …
thema-audit over opvolging meerjarenplan en bijhorende acties
We hebben het kader voor opvolging van de organisatiebeheersing aangescherpt en opnieuw voorgelegd aan de raden. We gaan de stand van zaken van de beheersmaatregelen mbt organisatiebeheersing aan de raden terugkoppelen waarbij zowel de input van de werkgroep zelfevaluatie als deze van de diensthoofden als basis zeker mee doorgenomen wordt. De algemeen directeur zal voor eind juni rapporteren, zowel over wat gebeurd is als over wat nog aangepakt moet worden. Het bestuur kan bijkomende info opvragen. De structurele maatregelen mbt organisatiebeheersing zullen worden geïncorporeerd in het meerjarenplan zodat ook langs deze weg opvolging, bijsturing en rapportering komt.
Alhoewel wij het meerjarenplan als duidelijk ervaren qua taakstelling zullen we bij wijzigingen proberen de acties doelgerichter en scherper te formuleren. We proberen de opvolging en bijsturing van het meerjarenplan nauwgezetter aan te pakken via werkgroep subsidiedossiers, meer tussentijdse rapportering aan bestuur, opvolging door stafmedewerker,
We bevragen het bestuur over welke data er gerapporteerd moet worden. Er zal ook gestreefd worden naar een evenwichtiger aandeel in de verslaggeving over de verschillende diensten heen. We kunnen uit het jaarverslag indicatoren destilleren die de opvolging van de acties tastbaarder maken. Aan alle acties uit het meerjarenplan zijn verantwoordelijke diensten gekoppeld die instaan voor de uitvoering. Het managementteam en de stafmedewerker zullen hen bijstaan, de ontwikkelingen monitoren en eventueel laten bijsturen.
Opvang vluchtelingen uit Oekraïne
Oekraïners hebben het statuut van tijdelijk ontheemden: recht op equivalent leefloon, arbeid, medische zorg, kindertoeslag, onderwijs ...
Er verblijven een twintigtal vluchtelingen in Merksplas. De Oekraïners werden aangemoedigd om zelf een onderkomen te zoeken. De publieke opvang voor Oekraïners is nu volledig afgebouwd.
energieprijzen
De energieprijzen zijn terug gestabiliseerd op het niveau van voor de crisis.
Het is voornaam om waakzaam en spaarzaam te zijn bij ons energieverbruik. Ons patrimonium kent wel uitbreiding (kolonie, assistentiewoningen, Markdal, ...) We moeten ook zien of onze gebouwen goed geïsoleerd zijn en de technieken goed afgesteld. Er werd een verwarmingsaudit uitgevoerd. Op termijn gaan we meer duurzame toepassingen moeten onderzoeken in het kader van de energietransitie. De stafmedewerker energie en klimaat is in dienst getreden op 1 mei 2024.
personeel
de organisatie kent een groter personeelsverloop deels door pensionering deels door carrièrewending of kan bepaalde functies moeilijk ingevuld krijgen. Inschakeling van een consultbureau in functie van de continuïteit van de dienstverlening of opleiding nieuwe medewerkers kan hier tegen een hoger prijskaartje soelaas bieden. IOK stelt een team van omgevingsvergunningenambtenaren (knelpuntberoep over diverse gemeenten) ter beschikking van deelnemende gemeenten om ondersteuning te bieden. Er is een stafmedewerker omgevingsvergunningen aangeworven die is in dienst getreden op 1 april 2025. De aanwervingsprocedure voor ICT-deskundige is afgerond en zal ook tot een aanwerving leiden.
fraude
alert blijven voor allerlei pogingen tot phishing
zelfevaluatieteam
de werkgroep voor zelfevaluatie doorheen gemeente en OCMW is als volgt samengesteld:
- Algemeen directeur
- Adjunct algemeen directeur
- Financieel directeur
- Stafmedewerker beleidsondersteuning
- ICT-verantwoordelijke
- Communicatieambtenaar
- Personeelsdienst
- (administratief) medewerker met veel anciënniteit
- (administratief) medewerker relatief nieuw in organisatie
- Vertegenwoordiging maatschappelijk werk
- Vertegenwoordiging mandatarissen
- ad hoc aangevuld volgens te bespreken thema
Vanaf de tweede helft van 2022 is het zelfevaluatieteam opnieuw met de leidraad aan de slag gegaan om de organisatiebeheersing af te toetsen aan de verschillende doelstellingen. De bedoeling was dat er na een kick-off meeting maandelijks een thema werd aangepakt.
De verschillende thema’s worden overlopen op basis van de leidraad organisatiebeheersing:
1. Doelstellingen, proces- en risicomanagement (DPR)
2. Belanghebbendenmanagement (BHM)
3. Monitoring (MON)
4. Organisatiestructuur (ORG)
5. Personeelsbeleid (HRM)
6. Organisatiecultuur (CUL)
7. Informatie en communicatie (ICO)
8. Financieel management (FIM)
9. Facilitaire middelen (FAM)
10. Informatie- en communicatietechnologie (ICT)
Het zelfevaluatieteam legt een aantal pijnpunten bloot en doet voorstellen om deze tekortkomingen te remediëren, opgedeeld in acties die op korte termijn binnen de drie maanden realiseerbaar zijn, 'quick wins' en structurele maatregelen die geïmplementeerd worden via de beleids- en beheercyclus.
De concluderende vergadering van 22 mei 2023 selecteert uit de ‘quick wins’ en de structurele maatregelen een aantal prioritaire acties waarop we gaan inzetten.
Op 27 mei 2025 is het zelfevaluatieteam opnieuw bijeenkomen om de stand van zaken te bekijken en een aantal nieuwe ‘quick wins’ en 'structurele maatregelen' naar voor te schuiven:
Quick wins
Stand van zaken prioritaire quick wins
| 8.3 |
Antennes op elke dienst voor up to date houden info mbt externe communicatie |
Gerealiseerd.
In de praktijk verloopt dit heel soepel. De communicatieambtenaar heeft zijn bureau op het secretariaat, waar er heel veel contact is met de collega’s en er heel veel info tot bij hem komt.
De deadlines van de nieuwsbrieven worden redelijk goed nageleefd door alle collega’s.
Het jaarverslag zal in een nieuwe vorm worden uitgebracht.
De externe communicatie naar kinderen van de middelbare school is wel een blijvend aandachtspunt. Dat is een doelgroep die moeilijk bereikt wordt.
| 8.4 |
altijd afvragen wie moet wat weten en/of actie ondernemen |
Gerealiseerd, maar blijvend aandachtspunt.
Het is belangrijk om de verwachtingen in een mail duidelijk te maken.
Dit principe dient zeker nog eens benadrukt te worden bij de invoering van het nieuwe postregistratiesysteem.
| 9.2 |
één keer per maand de meterstand nutsvoorzieningen registreren + interpreteren |
Deels gerealiseerd, maar blijvend aandachtspunt.
Het voordeel van het registreren is dat je ter plaatse moet gaan en zo ook andere zaken in een gebouw kan vaststellen. Nu de meters meer en meer digitaal worden, gaat dat voordeel wel verloren gaan.
De vraag is wie de meterstanden interpreteert. Er zal nagevraagd worden of dit gebeurt door de stafmedewerker klimaat en energie. Op termijn zal dit sowieso gebeuren via het programma Terra, waar wij al onze gegevens gaan moeten insteken.
| 10.8 |
opleiding telefooncentrale (mogelijkheden op werk en thuis) |
Nog niet gerealiseerd.
Er zal in het najaar een opleiding worden georganiseerd, zowel voor de bestaande personeelsleden als voor de nieuwe personeelsleden.
| 10.10 |
mogelijkheden Microsoft optimaal benutten (OneNote) |
Nog niet gerealiseerd.
Dit moet nog gebeuren, maar is niet prioritair. Dit blijft dus nog wel in de lijst staan, maar niet als prioritaire quick win.
Wordt afgevoerd:
| 4.6 |
automatische toekenning luiertoelage aan ouders kinderen tot 3 jaar via diftar-rekening |
Door de financiële dienst werd het systeem van de automatische toekenning geïmplementeerd, maar dit blijkt geen sluitend systeem te zijn. Er zijn veel moeilijkheden bij mutaties en wanneer mensen veranderen van rekeningnummer. Mensen geven hun nieuw rekeningnummer quasi nooit door aan onze financiële dienst, die dit nieuwe rekeningnummer in dat geval niet kent. Een automatische toekenning is bovendien niet mogelijk bij mensen met een incontinentieproblematiek. Een automatische toekenning is dus in de praktijk niet haalbaar.
Wordt prioritair voor de toekomst:
| 4.2 |
beslissingsboom opmaken overheidsopdrachten |
De beslissingsboom werd opgesteld, maar wordt niet altijd even consequent geraadpleegd. De beslissingsboom zal nog eens in herinnering worden gebracht bij het administratief personeel en er zal nog een uiteenzetting omtrent deze beslissingsboom volgen bij de buitendiensten.
| 10.3 |
nog 4 te vervangen wifi / omgeving / rijbewijzen / schrijnwerker |
De overschakeling van Windows 7 naar Windows 10 is reeds gebeurd. Ondertussen moet er opnieuw een overschakeling gebeuren, m.n. naar Windows 11.
| 10.5 |
voor thuiswerk met behulp sleutel ipv GSM |
Iedereen die met de VPN-verbinding wil werken, zal verplicht worden om via een tweestapsverificatie in te loggen. Dit werkt dan wel via de GSM ipv met een sleutel.
| 10.9 |
opleiding e-post |
De bedoeling is om in het najaar over te stappen naar het nieuwe e-postsysteem. Er zal daarbij een interne opleiding worden gegeven aan de personeelsleden van de administratie.
Structurele maatregelen
Stand van zaken prioritaire structurele maatregelen
| 1.5 |
eenvoudige rapportering - jaarverslag en doelstellingenrealisatie verenigen |
Gerealiseerd.
Er wordt een nieuwe vorm van het jaarverslag uitgebracht, waarbij verwezen wordt naar de doelstellingenrealisatie. De doelstellingenrealisatie en het jaarverslag zullen niet meer tweemaal hetzelfde document betreffen. Er zal in het jaarverslag een link worden gepubliceerd naar de vindplaats van de doelstellingenrealisatie op de website.
| 8.1 |
personeelsblad uitgeven of intranet opzetten met redactieraad om te inspireren en op te volgen |
Nog niet gerealiseerd.
De bedoeling is om dit jaar nog een intranet op te zetten. Dit is een beter systeem voor de interne communicatie dan een personeelsblad. De communicatieambtenaar bekijkt dit verder, maar de nieuwe ICT-medewerker zal daarin ondersteuning verlenen. Dit werd uitdrukkelijk opgenomen in zijn functieomschrijving. Een goed intranet bestaat uit een gezonde combinatie van ‘nice to know’ en ‘need to know’. Het is ook belangrijk om een goede redactieraad te hebben die dit intranet kan voeden.
| 10.5 |
opleiding voor alle gebruikers bij implementatie nieuwe software |
Gerealiseerd.
De opleidingen voor het gebruik van de software zitten normaal gezien vervat bij de nieuwe software zelf. Dit gebeurt dus automatisch.
| 10.6 |
risicobeheersing cybersecurity |
Nog niet gerealiseerd.
Dit zal vervat zitten in het bedrijfscontinuïteitsplan waaromtrent er momenteel een opleiding wordt gevolgd en dat daarna zal worden opgesteld.
Eveneens gerealiseerd (niet prioritair):
| 2.1 |
afsprakennota ts MAT en CBS bespreken |
De afsprakennota tussen het CBS/VB en MAT werd goedgekeurd op het CBS/VB van 17 december 2024.
| 10.2 |
bijkomende aanwerving halftijds ICT-deskundige |
Er werd een voltijdse ICT-deskundige aangeworven die binnenkort zal starten.
Wordt prioritair voor de toekomst:
| 5.1 |
organisatie kwalitatief onthaal |
Deze maatregel zal opnieuw bekeken worden bij de aanwerving van de nieuwe administratief medewerker voor het secretariaat, die eveneens een back-up zal zijn van het onthaal. Ook de toegankelijkheid van het onthaal zal bekeken moeten worden.
| 8.4 |
werken met generieke emailadressen |
We werken nog niet allemaal met generieke e-mailadressen. We willen daar wel naartoe gaan in de toekomst. Dit dient opnieuw bekeken te worden en benadrukt te worden bij de implementatie van het nieuwe e-postsysteem.
| 9.1 |
financiële dienst stelt een procedure op rond de noodzaak van een bestelbon en de procedure tot mededinging en biedt desgevallend ondersteuning |
De beslissingsboom die werd opgesteld, werd opgemaakt in samenspraak met de financiële dienst. Er dient nog gewerkt te worden aan een betere verspreiding van deze beslissingsboom.
| 10.1 |
opmaak bedrijfscontinuïteitsplan |
Wij krijgen momenteel vanwege de Vlaamse Overheid subsidies voor de begeleiding bij het opmaken van een bedrijfscontinuïteitsplan. Twee van onze personeelsleden zijn dit begeleidingstraject momenteel aan het volgen, welk begeleidingsproject nog loopt tot september 2025. Daarna kan er gestart worden met de opmaak van het plan, maar dat zal wel een hele tijd in beslag nemen.
ICT-audit
Na een screening van het gemeentelijk informatica-systeem door studenten van Howest en een basis ICT-veiligheidsaudit door Deloitte met subsidiëring door Audit Vlaanderen hebben we volgende zaken aangepakt:
diverse acties
raadslid Tine van der Vloet (Visie 2330) vraagt waarom Idewe niet langer ingeschakeld wordt voor grensoverschrijdend gedrag;
de algemeen directeur antwoordt dat Idewe niet langer onze externe preventie opvolgt maar dat we overgeschakeld zijn naar Mensura. Ook daar kan de preventie ambtenaar psychosociale (PAPS) personeelsleden begeleiden. Inmiddels heeft het bestuur intern ook al vertrouwenspersonen aangeduid en opgeleid;
raadslid Tine van der Vloet (Visie 2330) vraagt waarover themacolleges gaan en of er daar een verslag van is;
burgemeester-voorzitter Frank Wilrycx (Leefbaar) stelt dat dit informele overlegmomenten zijn tussen het college en het managementteam waarvan geen verslag wordt gemaakt;
De raad neemt kennis van de rapportering van de algemeen directeur met betrekking tot de organisatiebeheersing over de periode 2024 - 2025.
Ingevolge artikel 31 en artikel 74 van het decreet lokaal bestuur en artikel 11 van het huishoudelijk reglement van de OCMW-raad wordt aan de raadsleden de mogelijkheid geboden aan het vast bureau vragen te stellen.
De voorzitter sluit de zitting op 23/06/2025 om 20:30.
Namens OCMW-raad,
Dries Couckhuyt
Algemeen directeur
Frank Wilrycx
Burgemeester-Voorzitter