Besluit  Gemeenteraad

Besluit

hiernavolgend huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad goed te keuren:

 

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE GEMEENTERAAD / OCMW-RAAD VAN MERKSPLAS

 

 

BIJEENROEPING  RAAD

 

Art. 1. - § 1. - De raad vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. De vergaderingen van de raad gaan door in de raadzaal van het gemeentehuis te Merksplas, markt 1.

 

 

• § 2. - De raad wordt bijeengeroepen door de voorzitter van de raad.

De oproeping wordt verzonden via de post, per drager of per e-mail. Het volledige dossier ligt ter inzage in het gemeentehuis tijdens de openingsuren.

De voorzitter kan de gemeente- en OCMW-raad bijeenroepen door een gezamenlijke oproeping met als bedoeling de vergaderingen aansluitend te laten doorgaan.  Hierbij stelt de voorzitter voor gemeente en OCMW duidelijk onderscheiden agenda’s op.

 

 

• § 3. - De voorzitter moet de raad bijeenroepen op verzoek van:

1° een derde van de zittinghebbende leden;

2° het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau;

3° de burgemeester voor zover het verzoek betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester.

4° een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige raad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus.

 

In hun schriftelijke aanvraag aan de voorzitter moeten aanvragers de agenda vermelden vergezeld van een verklarende nota, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in art. 2 van dit reglement kan nakomen.

 

De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en uur en met de voorgestelde agenda.

 

Art. 2. - § 1. - De oproeping wordt uiterlijk acht dagen vóór de dag van de vergadering aan het raadslid bezorgd. Dit gebeurt hetzij schriftelijk per post of per drager hetzij digitaal via extranet.

 

• § 2. - De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toelichtende nota bij elk agendapunt, alsook de voorstellen van beslissing. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn, maar bevatten geen informatie die de persoonlijke levenssfeer raakt.

 

Art. 3. - § 1. - Raadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun voorstel van beslissing, vergezeld van een toelichtende nota, aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de raad. Een lid van het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken.

 

• § 2. - De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de raad, samen met de bijbehorende voorstellen en de toelichtende nota’s onverwijld mee aan de raadsleden.

 

 

OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING

 

Art. 4. - § 1. - De vergaderingen van de raad zijn in principe openbaar.

 

• § 2. - De vergadering is niet openbaar:

1° Als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering.

2° Wanneer tweederde van de aanwezige leden van de raad in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. De raad moet deze beslissing motiveren.

 

Art. 5. - De raad is in ieder geval openbaar op het tijdstip dat leden en leden van het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau de eed afleggen. De vergaderingen over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn in elk geval openbaar. Ingeval de raad bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, wordt de hoorzitting in het openbaar gehouden, indien de betrokkene hierom verzoekt. Een getuige kan echter steeds vragen om het getuigenverhoor achter gesloten deuren te laten plaatsvinden.

 

Art. 6. - De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken.

 

Bij een gezamenlijke oproeping opent de voorzitter eerst de openbare zitting van de gemeenteraad, waarbij hij de vergadering van de gemeenteraad schorst nadat de agenda van het openbare deel afgewerkt is. Tijdens deze schorsing van de gemeenteraad opent de voorzitter de OCMW-raad waarna de agenda van de OCMW-raad volledig afgewerkt wordt. Na het sluiten van de vergadering van de OCMW-raad, opent de voorzitter het besloten deel van de gemeenteraad.

 

Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken.

 

Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken.

 

De raadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de raad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.

 

 

INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK

 

Art. 7. - § 1. - Plaats, dag en uur van de raadsvergadering en de agenda worden openbaar bekend gemaakt op het gemeentehuis, uiterlijk acht dagen voor de vergadering. Dit gebeurt door publicatie op de website van de gemeente. In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering openbaar gemaakt overeenkomstig het eerste lid.

 

• § 2. - Indien raadsleden punten aan agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze bekend gemaakt.

 

• § 3. - De agenda met toelichtende nota wordt tevens bezorgd aan de pers.

 

• § 4. - Elke belangstellende inwoner kan een jaarabonnement bekomen op de agenda van de raadsvergaderingen met toelichting. Afhankelijk van zijn keuze kan dit per post worden toegezonden of (bij voorkeur) per e-mail.

 

Art. 8. - § 1. – Het lokaal bestuur maakt, aan ieder natuurlijk persoon en iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de raad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig het bestuursdecreet.

 

• § 2. - Eenieder die de raadszitting bijwoont, kan de agenda en de toelichtende nota bekomen.

 

• § 3. – De notulen van de raad – althans het openbaar gedeelte – worden op de website van het lokaal bestuur Merksplas geplaatst.

 

Art. 9. - § 1. - Voor elk agendapunt worden de dossiers, in het bijzonder de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing betreffende de op de agenda ingeschreven zaken, vanaf de verzending van de oproeping, op het lokaal bestuur tijdens de kantooruren ter beschikking gehouden van de raadsleden. Deze kunnen er vóór de vergadering kennis van nemen.

 

• § 2. – De rekening, het ontwerp van meerjarenplan en het budget worden op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop deze worden besproken aan ieder lid van de raad bezorgd.

 

• § 3. - Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen ambtenaren technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de raad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.

 

De raadsleden richten hun verzoek aan de algemeen directeur. Op een schriftelijke vraag wordt schriftelijk geantwoord tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren tenzij anders wordt overeengekomen.

 

Art. 10. - § 1. - De raadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van het lokaal bestuur betreffen.

 

De notulen van het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, ter beschikking gesteld aan de raadsleden op het extranet.

 

• § 2. - Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de dagen en uren dat de diensten van het secretariaat geopend zijn :

1° de begrotingen of budgetten van vorige dienstjaren van het lokaal bestuur en de diens extern verzelfstandigde agentschappen;

2° de rekeningen van vorige dienstjaren van het lokaal bestuur, diens extern verzelfstandigde agentschappen, de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan het lokaal bestuur lid is;

3° de jaarverslagen van vorige dienstjaren van het lokaal bestuur en van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan het lokaal bestuur lid is;

4° de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van de raad;

5° de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau, wat de delen betreft die aan het inzagerecht onderworpen zijn;

6° de verslagen en de uitgebrachte adviezen van gemeentelijke adviesraden;

7° de toelagereglementen, algemene politieverordeningen, belasting- en retributiereglementen;

8° het register van de inkomende en uitgaande stukken.

 

• § 3. - Buiten de documenten en dossiers bedoeld in art. 9 en art. 10, § 2 hebben de raadsleden het recht alle andere documenten te raadplegen, die betrekking hebben op het lokaal bestuur.

 

Er bestaat geen inzagerecht voor bevolkingsregisters, registers van de burgerlijke stand, het strafregister, individuele cliëntdossiers van het OCMW en alle documenten waar de wet op de privacy van toepassing is.

Het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau zal de dagen en uren bepalen waarop de raadsleden deze andere documenten kunnen raadplegen.

 

Om het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, delen de raadsleden aan de algemeen directeur schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen.

 

Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld wanneer de stukken kunnen worden ingezien.

 

Het raadslid, dat de in deze § bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage.

 

• § 4. - De raadsleden kunnen een afschrift krijgen van de akten en stukken betreffende het lokaal bestuur.

 

De raadsleden doen hun aanvraag tot het afleveren van een afschrift schriftelijk.

 

De gemotiveerde beslissing van het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau tot weigering van de aflevering van een afschrift moet uiterlijk acht werkdagen na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken raadslid worden meegedeeld.

 

 

• § 5. - De raadsleden hebben het recht de inrichtingen en diensten die het lokaal bestuur opricht en beheert te bezoeken.

 

Om het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en uur.

 

Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting moeten de raadsleden passief optreden.

 

Art. 11. - De raadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.

 

Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord.

 

Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over lokale aangelegenheden, die niet op de agenda van de raad staan. Deze vragen dienen ten laatste om 10:00 uur van de tweede  werkdag voorafgaand aan de raadszitting per brief of per mail gericht aan de algemeen directeur en de voorzitter van de raad kenbaar gemaakt te worden. Dezen brengen per mail de andere raadsfracties eveneens op de hoogte van eventuele vragen. Deze vragen worden tijdens de zitting mondeling beantwoord.

 

De mondelinge vragen in de rondvraag en de antwoorden daarop worden nauwgezet

genotuleerd.

 

Uitzonderlijk kunnen nog onaangekondigde vragen gesteld worden die betrekking op feiten die zich tijdens het weekend voorafgaand aan de raadszitting hebben voorgedaan of aan het licht zijn gekomen.

 

 

 

QUORUM

 

Art. 12. - De namen van de leden van de raad die aanwezig zijn worden in de notulen vermeld. Er wordt eveneens melding gemaakt van de raadsleden die verontschuldigd of afwezig zijn.

 

Art. 13. - § 1. - De raad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende raadsleden aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan.

 

• § 2. - De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.

 

In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet lokaal bestuur overgenomen.

 

 

WIJZE VAN VERGADEREN

 

Art. 14. - De voorzitter zit de vergaderingen van de raad voor, en opent en sluit de vergaderingen.

 

De voorzitter die verhinderd is wordt vervangen door de schepen / lid vast bureau die daartoe door de voorzitter aangeduid wordt.

 

Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.

 

Art. 15. - § 1. - De voorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen.

 

De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde tenzij de raad er anders over beslist.

 

• § 2. - Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen wanneer het geringste uitstel gevaar zou kunnen opleveren.

 

Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.

 

Art. 16. - § 1. - Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel.

 

De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden.

 

• § 2. - Indien de raad deskundigen wenst te horen bepaalt de voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen.

 

Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het DLB. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.

 

De voorzitter kan aan de algemeen directeur vragen om toelichtingen te geven.

 

Art. 17. - Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.

 

In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking wordt geschorst :

1° om te vragen dat men niet zal besluiten;

2° om de verdaging te vragen;

3° om een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie

4° om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden;

5° om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden;

6° om naar het reglement te verwijzen.

 

Art. 18. - De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd.

 

Art. 19. - Elk raadslid werkt mee om het efficiënt vergaderen mogelijk te maken. Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.

 

Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem/haar tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem/haar het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.

 

Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.

 

Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.

 

Art. 20. - De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.

 

Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.

 

Art. 21. - De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.

 

Hij kan bovendien proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal overmaken aan het Openbaar Ministerie met het oog op eventuele vervolging van betrokkene.

 

Art. 22. - Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist.

 

Elk raadslid spant zich in om het normale verloop van de besprekingen niet in het gedrang te brengen. GSM’s worden op stil gezet door eenieder die de zitting bijwoont.

 

Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.

 

Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.

 

Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen, met opgave van de reden.

 

Art. 23. - Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking, onverminderd de bepalingen opgenomen in de art. 19 en 22.

 

 

WIJZE VAN STEMMEN

 

Art. 24. - § 1. - Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.

 

• § 2. - De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen, zonder rekening te houden met de onthoudingen. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.

 

Art. 25. – § 1.- De raad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport.

 

Nadat zowel de gemeenteraad als de OCMW-raad elk hun deel van het beleidsrapport hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport goed zoals vastgesteld door de OCMW-raad. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn. De gemeenteraad kan het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de OCMW-raad niet goedkeuren als dat de financiële belangen van de gemeente bedreigt. In dat geval vervalt de eventuele vaststelling van het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de gemeenteraad.

 

• §2. - De raad stemt telkens over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport.

 

In afwijking daarvan kan elk raadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst in het eigen deel van het beleidsrapport.  In dat geval mag de raad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.

 

Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de raad. Als de raad van het ander orgaan voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt de raad van het ander orgaan het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.

 

Art. 26. - De raadsleden stemmen niet geheim, behalve bij:

1°   de vervallenverklaring van het mandaat van raadslid en van schepen / lid vast bureau;

2°        het aanwijzen van de leden van de lokale bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van het lokaal bestuur in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;

3°        individuele personeelszaken.

 

Art. 27. - Er zijn twee mogelijke werkwijzen van stemmen:

-          de mondelinge stemming

-          de geheime stemming.

 

Art. 28. - De mondelinge stemming geschiedt als volgt. Nadat de voorzitter het onderwerp van de stemming heeft omschreven, wordt elk lid uitgenodigd om ja, neen of onthouding uit te spreken.

Bij de aanvang van elke vergadering loot de voorzitter de naam uit van het lid dat eerst zal stemmen. Vervolgens stemmen de leden wier namen op de ranglijst volgen, daarna deze wier namen voorafgaan. De voorzitter stemt het laatst.

 

Art. 29. - Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld.

 

De raadsleden stemmen ja, neen of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blanco stembriefje.

 

Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de twee jongste raadsleden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.

 

Art. 30. - Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden dat aan de stemming heeft deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt tot de herstemming overgegaan.

 

Art. 31. - Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.

 

Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.

 

 

NOTULEN

 

Art. 32. - De notulen van de raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de raad geen beslissing heeft genomen.

 

Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen.

 

Behalve bij geheime stemming of unanimiteit vermelden de notulen voor elk raadslid of hij/zij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. Een raadslid kan vragen om in de notulen de motivering van zijn/haar stemgedrag op te nemen.

 

Alle vragen en antwoorden op de agendapunten alsook deze van de rondvraag worden in essentie weergegeven in de notulen van de raad.

 

Art. 33. - § 1. - De notulen van de vergadering van de raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van het decreet lokaal bestuur.

 

• § 2. - De notulen van de vorige vergadering worden, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering aan de raadsleden overgemaakt.

 

• § 3. - Elk raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. De voorzitter zal aan het begin van elke vergadering expliciet vragen of er opmerkingen zijn.

 

Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de raad en de algemeen directeur ondertekend.

 

• § 4. - Zo dikwijls de raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de algemeen directeur en door de meerderheid van de aanwezige raadsleden ondertekend.

 

Art. 34. - De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het decreet over het lokaal bestuur.

 

De stukken, die niet vermeld worden in artikel 279, §1 tot §3 en §5 van het decreet over het lokaal bestuur, worden ondertekend door de burgemeester / voorzitter Vast Bureau en medeondertekend door de algemeen directeur / adjunct algemeen directeur. Zij kunnen deze bevoegdheid overdragen conform artikel 280 en artikel 283 van het decreet over het lokaal bestuur.

 

 

FRACTIES

 

Art. 35. - Het raadslid of de raadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn, vormen één fractie. Een onderlinge vereniging tot één fractie of de vorming van twee fracties is mogelijk, uiterlijk op de installatievergadering, in de gevallen en op de wijze vastgelegd in art. 36 §2 van het decreet lokaal bestuur.

 

 

GEMEENTERAADSCOMMISSIES

 

Art. 36. - §1. - De gemeenteraad  kan gemeenteraadscommissies oprichten die zijn samengesteld uit gemeenteraadsleden. De OCMW-raad kan geen commissies oprichten. De gemeenteraadscommissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De gemeenteraadscommissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen.

 

• §2. – De gemeenteraad bepaalt per gemeenteraadscommissie het aantal leden. De mandaten in iedere gemeenteraadscommissie worden door de gemeenteraad evenredig verdeeld volgens eenzelfde berekeningswijze die de gemeenteraad vastlegt voor alle gemeenteraadscommissies.

 

De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties. Elke fractie wijst de mandaten toe, die haar overeenkomstig deze berekeningswijze toekomen, door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht.

 

• §3. - Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie.

 

• §4. - Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie.

 

• §5. - Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt.

 

• §6. - Elke commissie wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie. De gemeenteraad duidt de voorzitters van de commissies aan.

 

• §7. - De commissies worden door hun voorzitter bijeengeroepen. Een derde van de leden van de commissie kan de voorzitter vragen de commissie bijeen te roepen. De oproepingsbrief vermeldt de agenda en wordt naar alle gemeenteraadsleden gestuurd. Deze informatie wordt eveneens bekendgemaakt aan het publiek via de website van de gemeente.

 

De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden.

 

De vergaderingen van de commissies zijn in principe openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad (zie art. 4 t/m 6) zijn de vergaderingen van de commissies niet openbaar.

 

De leden van de commissies stemmen, zoals in de gemeenteraad, in het openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad (zie art. 26) is de stemming geheim.

 

De gemeenteraadsleden kunnen, weliswaar zonder stemrecht, de vergaderingen van de commissies, waarvan zij geen deel uitmaken, bijwonen.

 

Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden van elke commissie een aanwezigheidslijst, die aan de algemeen directeur wordt bezorgd.

 

Het ambt van secretaris van elke gemeenteraadscommissie wordt waargenomen door een of meer personeelsleden van de gemeente, op voorstel van de algemeen directeur, aangewezen door het college van burgemeester en schepenen.

 

 

PRESENTIEGELD

 

Art. 37. - §1. - Aan de raadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen / leden vast bureau, wordt presentiegeld verleend voor raadszittingen waarop zij aanwezig zijn.

 

• §2. - Het presentiegeld voor raadsleden bedraagt het maximum presentiegeld zoals voorzien in artikel 16 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 19 januari 2007 houdende het statuut van de lokale en provinciale mandataris.

 

Art. 38. - Onkosten van leden van het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau of van raadsleden, noodzakelijk voor de uitoefening van hun mandaat, kunnen door het lokaal bestuur desgewenst worden terugbetaald na voorlegging van bewijsstukken onder de volgende modaliteiten:

 

• §1. - Terugbetaling kosten voor vorming voor de mandatarissen: in het kader van de kwaliteit van de raad en in functie van hun mandaat, kunnen de mandatarissen vorming volgen. De raadsleden doen hiertoe voorafgaandelijk een schriftelijke of elektronische aanvraag aan de algemeen directeur. Na goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau en na voorlegging van een onkostennota en een bewijs van aanwezigheid, worden de kosten voor het volgen van vorming terugbetaald.

 

• §2. - Terugbetaling vervoerkosten buiten de gemeente voor de mandatarissen: de mandatarissen kunnen in functie van de uitvoering van hun mandaat vervoerkosten buiten de gemeente worden terugbetaald. De terugbetaling van de kosten tegen de wettelijk vastgestelde tarieven wordt onderworpen aan de volgende cumulatieve voorwaarden:

-          de kosten moeten verband houden met de uitoefening van het mandaat

-          ze moeten noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het mandaat

-          ze moeten bewezen worden

De mandatarissen leggen per kwartaal een onkostennota ter goedkeuring voor aan de algemeen directeur, die nagaat of aan deze voorwaarden wordt voldaan.

 

• §3. - Terugbetaling kosten internetabonnement, aankoop laptop of tablet, aankoop printer en papier, abonnement veiligheidssoftware of aankoop software voor de mandatarissen die geen deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen / vast bureau worden jaarlijks forfaitair begroot op 150 euro aangezien agenda en toelichtingen voortaan enkel digitaal ter beschikking worden gesteld.

 

• §4. - De bovenvermelde vergoedingen kunnen niet worden gecumuleerd met andere vergoedingen die betrekking hebben op dezelfde kosten. Kosten voor deelname aan intergemeentelijke verenigingen waarvoor presentiegeld, wedde of vergoeding wordt uitbetaald, kunnen niet meer worden vergoed door het lokaal bestuur.

 

• §5. - De gemeente sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de gemeenteraadsleden. De gemeente sluit daarnaast ook een verzekering af voor ongevallen die de gemeenteraadsleden overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun ambt.

 

 

VERZOEKSCHRIFTEN AAN DE GEMEENTERAAD

 

Art. 39. – §1. - Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van het lokaal bestuur in te dienen.

 

Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn.

 

De organen van het lokaal bestuur zijn de gemeenteraad, de OCMW-raad, het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst, de burgemeester, de algemeen directeur en elk ander orgaan van het lokaal bestuur dat als overheid optreedt.

 

• §2. - De verzoekschriften worden aan het orgaan van het lokaal bestuur gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling.

 

• §3. - Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van het lokaal bestuur behoort, zijn onontvankelijk.

 

• §4. - Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:

1° de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;

2° het een  loutere mening is en geen concreet verzoek;

3° als de vraag anoniem, zonder vermelding van naam en voornaam en adres, werd ingediend;

4° het taalgebruik beledigend is.

 

Het orgaan of de voorzitter ervan doet deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen zodat het wel aan de ontvankelijkheidsvereiste voldoet.

 

Art. 40. - §1. – Indien het een verzoekschrift betreft voor de raad kan de voorzitter van de raad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende raad plaatsen indien het verzoekschrift minstens 14 dagen voor de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend dan kan het door de voorzitter op de agenda van de volgende vergadering geplaatst worden. De voorzitter van de raad beoordeelt de opportuniteit om het verzoekschrift al dan niet op de raad te agenderen.

 

• §2. – De voorzitter van de raad kan de ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken of het verzoekschrift te behandelen.

 

• §3. - De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door de raad of het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.

 

• §4. – Het betrokken orgaan van het lokaal bestuur verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.

 

 

TERBESCHIKKINGSTELLING LOKAAL

 

Art. 41. - Aan de verschillende fracties wordt ter voorbereiding van de raad een zaal in het gemeenschapscentrum gratis ter beschikking gesteld gedurende één avond, vrij te kiezen vanaf de dag van het versturen van de agenda van de raad tot de dag van de raad.

 

INWERKINGTREDING

 

Art. 42. - Dit reglement treedt onmiddellijk in werking nadat het werd goedgekeurd.